ระบบนำเข้าเอกสาร คือ ระบบที่ทำให้สร้างเอกสารหลายใบได้ในครั้งเดียว สามารถสร้างผ่านระบบ หรือสร้างโดยการนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel ได้ด้วย
ขั้นตอนการสร้างรายการนำเข้าเอกสารจากระบบ
1. เข้าที่เมนูรายจ่ายหรือรายรับ เลือก นำเข้าเอกสาร
2. ไปที่ “สร้างข้อมูลนำเข้า” และเลือกรายการที่ต้องการสร้าง
3. หลังจากเข้ามาที่หน้านี้ ให้เลือกเพิ่มจำนวนเอกสารตามจำนวนใบเอกสารที่ต้องการสร้าง
- เพิ่มเอกสาร หมายถึง เพิ่มจำนวนเอกสารที่ต้องการสร้าง
- เพิ่มรายการย่อย หมายถึง เพิ่มรายการสินค้า/บริการ หรือค่าใช้จ่าย ใช้เมื่อต้องการสร้างเอกสารที่มีค่าใช้จ่ายมากกว่า 1 รายการ
4. เมื่อสร้างจำนวนเอกสารที่ต้องการแล้ว ให้ใส่ข้อมูลในแต่ละช่อง (ข้อมูลที่ต้องใส่จะเหมือนกับการทำรายการในหน้าเอกสาร) โดยสามารถดูคำอธิบายแต่ละช่องได้ใน ?
5. รายการที่ใส่ข้อมูลถูกต้องจะมีแสดงเครื่องหมายถูกสีเขียว ที่หน้าลำดับที่ แสดงว่าข้อมูลแถวนั้นสามารถนำไปสร้างเอกสารได้
6. เมื่อใส่ข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดที่สร้างเอกสารทั้งหมด
7. ระบบจะกลับมาที่หน้าตารางแสดงข้อมูล รายการที่สร้างจะแสดงเป็น “กำลังดำเนินการ” แสดงว่าระบบกำลังทำรายการบันทึกเอกสารให้ ถ้าสร้างเสร็จแล้วจะแสดงสถานะเป็น “อนุมัติ”และมีแจ้งเตือนที่ไอคอนกระดิ่ง
8. สามารถกดเข้ามาดูรายละเอียด จะมีแสดงเลขที่เอกสารที่ถูกสร้างขึ้น แล้วสามารถกดเข้าไปดูเอกสารแต่ละรายการได้
จบวิธีการใช้งานรายการเอกสาร
ขั้นตอนการสร้างรายการนำเข้าเอกสารด้วยไฟล์ Excel
1. หลังจากเข้าที่เมนูนำเข้าเอกสาร ให้เลือกที่ “นำเข้าเอกสาร”
2. เลือกรายการที่ต้องการนำเข้าแล้วกดที่ดาวน์โหลดฟอร์ม เพื่อโหลดไฟล์สำหรับใส่ข้อมูลเอกสาร
3. เปิดไฟล์ Excel ที่ดาวน์โหลดและใส่ข้อมูล โดยดูคำอธิบายได้ในไฟล์เดียวกัน
***แนะนำให้อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Description ก่อนกรอกข้อมูล
4. เมื่อใส่ข้อมูลตามที่ต้องการแล้วให้กด Save แล้วนำไฟล์ที่เพิ่งสร้างมาใส่ในช่องนำเข้าเอกสารหน้าเว็บ
5. กดที่นำเข้าไฟล์ ระบบจะดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel มาทำการสร้างรายการ
6. ตรวจสอบความถูกต้องและกดที่ สร้างเอกสารทั้งหมด เป็นอันจบวิธีการสร้างเอกสารด้วยไฟล์ Excel
