15 May 2021

สร้างเอกสารรายเดือนล่วงหน้าด้วยระบบ Recurring

Feature ใหม่จากโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ที่ช่วยลดระยะเวลาการออกเอกสารและการติดตามเอกสารในทุก ๆ เดือนให้ลดลง กับระบบ Recurring ระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกเดือน มาทำรายการไว้ล่วงหน้า เช่น สำนักงานบัญชีที่มีค่าบริการบัญชีประจำ ธุรกิจให้เช่าพื้นที่มีสัญญาค่าเช่าต่อเดือนแน่นอน ธุรกิจรับเหมาที่แบ่งรับเงินออกเป็นงวด เป็นต้น ซึ่งรายการที่สร้างจะถูกบันทึกบัญชี และส่งอีเมลให้โดยอัตโนมัติ

คลิกที่นี่เพื่อทดลองใช้งานฟรี 30 วัน

เหมาะกับใคร

  1. สำนักงานบัญชีที่เรียกเก็บค่าบริการบัญชีกับลูกค้าเป็นประจำทุกเดือน
  2. ธุรกิจรับเหมาที่แบ่งรับเงินค่างวดออกเป็นหลาย ๆ งวด
  3. ธุรกิจให้คำปรึกษาที่ต้องการส่งอีเมลใบแจ้งหนี้
  4. ทุกธุรกิจที่มีค่าใช้จ่ายทุกเดือนแน่นอนและต้องการบันทึกบัญชีล่วงหน้า อย่างเช่นค่าเช่า ค่าที่ปรึกษา ค่าทำบัญชี

ขั้นตอนการสร้าง

1. เข้าเมนูเอกสารที่ต้องการสร้าง เลือกที่สร้างเอกสารรายเดือน
(เอกสารที่รองรับการสร้างรายเดือนได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และบันทึกค่าใช้จ่าย)

image.png
หน้า Table แสดงรายการสร้างรายเดือน

2. ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการสร้าง คล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ ซึ่งมีข้อแตกต่างดังนี้

  1. เลขที่รายการ หมายถึงเลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ต้องการสร้าง)
  2. อ้างอิงถึง จะแสดงในเอกสารรายเดือนที่ถูกสร้างทุกใบ
  3. ชื่อลูกค้า สำหรับเลือกผู้ติดต่อที่ต้องการ
  4. วันครบกำหนด หมายถึง ระยะเวลาตั้งแต่วันสร้างจนถึงวันครบกำหนดชำระ
image.png
ตัวอย่างหน้าใส่ข้อมูล

3. ตั้งค่าการสร้างซ้ำเอกสาร เพื่อระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างยังไง โดยมีรายละเอียดดังนี้

  1. รอบการสร้าง หมายถึง ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้
  2. เริ่มตั้งแต่ หมายถึง วันที่ที่จะให้ระบบคำนวณวันที่สร้างเอกสารครั้งแรก ซึ่งสามารถใส่ได้วันพรุ่งนี้เป็นต้นไป
  3. สิ้นสุด หมายถึง การระบุจำนวนครั้งหรือวันที่ ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งสุดท้าย
  4. สร้างเอกสารเป็น หมายถึง สถานะที่ต้องการออกเอกสาร
  5. ส่งอีเมล หมายถึง การกำหนดอีเมลที่ให้ระบบส่งเอกสารที่สร้างไปให้อัตโนมัติ โดยเอกสาต้องเป็นสถานะอนุมัติเท่านั้น
image.png
ส่วนการสร้างซ้ำ ที่เพิ่มเติมเข้ามาเพื่อใช้ตั้งค่าการสร้างซ้ำ

4. เมื่อใส่รายละเอียดเอกสารและการสร้างซ้ำเสร็จ ให้กดที่บันทึก

image.png
การใส่รายละเอียดเอกสารจะเหมือนกับการสร้างเอกสารทั่วไป

5. รายการเอกสารรายเดือนที่สร้างจะมาแสดงที่ tab การสร้างซ้ำ สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้ ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ

  1. กำลังทำงาน หมายถึง ระบบการสร้างเอกสารรายเดือนยังทำงาน
  2. ปิดการทำงาน หมายถึง การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบการสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด
  3. สิ้นสุดการทำงาน หมายถึง ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้
  4. ไม่สำเร็จ หมายถึง มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถสร้างได้
image.png
สถานะเอกสารที่บอกการทำงานของระบบ

6. กรณีที่ไม่ต้องการให้เอกสารสร้างอีกแล้ว ให้เข้าที่รายการสร้างรายเดือนนั้น และเลือกปิดการทำงาน

image.png
ถ้าต้องการปิดการทำงานหรือปิดการส่งอีเมล เข้ามาที่เอกสารรายเดือนเพื่อปิดการทำงาน

ทีมงานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK หวังว่า feature นี้จะช่วยให้ทั้งผู้ประกอบการและนักบัญชี ลดระยะเวลาในการทำงาน และทำธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพสูง หากมีข้อเสนอแนะ หรือข้อสงสัยสามารถติดต่อได้ที่ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์

สำหรับนักบัญชีที่ต้องการจะสร้างรายการย้อนหลัง ทาง PEAK มีระบบนำเข้าเอกสาร (Import) แนะนำที่ช่วยให้สร้างเอกสารได้ทีเดียวหลายรายการและสามารถนำเข้าเอกสารได้ด้วยไฟล์ Excel

ติดตามความรู้จาก โปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่ peakaccount.com

หรือเข้าใช้งานโปรแกรม คลิก เข้าสู่ระบบ PEAK