หลังจากเรานำยอดยกมา และตั้งค่าเริ่มต้นของข้อมูลระบบ (ผู้ติดต่อ สินค้า/บริการ และการเงิน) และข้อมูลรายการ (ลูกหนี้ ตามรายการที่รอรับชำระ หรือรอขึ้นเงินเช็ค และเจ้าหนี้ ตามรายการที่รอชำระ หรือเช็ครอตัดเงิน) ตอนนี้ก็สามารถนำรายการบัญชีมาลงรายการแล้ว
สิ่งที่เราเตรียมไว้แล้ว คืองบทดลองวันสิ้นงวดก่อนเริ่มใช้ที่ PEAK เช่น หากเริ่มต้นใช้งานวันที่ 01 ม.ค. XX เราจะใช้เป็นงบทดลองสิ้นปี (งบทดลองที่ปิดงบแล้ว ณ วันที่ 31 ธ.ค. XX) นั่นคือจะใส่เฉพาะยอดที่เป็นบัญชี สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ
แต่หากเรานำเริ่มต้นใช้งานระหว่างปี งบทดลองที่นำมาใช้ จะเป็นงบทดลอง ณ วันที่ก่อนเริ่มต้นใช้งาน PEAK เช่น ถ้าเราต้องการเริ่มต้นใช้งาน 01 เม.ย. XX ข้อมูลในงบทดลองที่นำมาจะเป็นวันที่ตั้งแต่เริ่มต้นปี 01 ม.ค. XX ถึง 31 มี.ค. XX เป็นต้น โดยข้อมูลสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ จะเป็นของวันที่ 31 มี.ค. XX ส่วนรายได้ และค่าใช้จ่าย จะเป็นยอดระหว่างวันที่ 01 ม.ค. XX ถึง 31 มี.ค. XX เป็นต้น
การลงยอดยกมาทางบัญชี แบ่งเป็น 2 ส่วน
ส่วนที่ 1 : ปรับปรุงงบทดลองให้พร้อมนำมาบันทึกใน PEAK
จะต้องทำการปรับปรุงงบทดลองบางส่วน คือ
- เปิดดูงบทดลองใน PEAK (บัญชี > งบทดลอง > แล้วกด Export) จะมีรายการที่บันทึกเข้าไปแล้ว จากรายการที่เราทำในตอนที่บันทึกข้อมูลรายการย้อนหลัง (ลูกหนี้ ตามรายการที่รอรับชำระ หรือรอขึ้นเงินเช็ค และเจ้าหนี้ ตามรายการที่รอชำระ หรือเช็ครอตัดเงิน) ขอตั้งชื่องบทดลองนี้ว่า งบทดลอง “TB-Peak”
- เปิดดูงบทดลองของกิจการที่เตรียมมา ขอตั้งชื่อว่า งบทดลอง “TB-Old”
- ให้นำรายการ TB-Peak ไปลบออกจาก TB-Old (เนื่องจากเป็นรายการที่มีอยู่แล้วในระบบ จากรายการที่ลงไว้ก่อนหน้านี้) การลบออกไป ถ้าเป็นบัญชีที่เป็นรายได้ หรือค่าใช้จ่ายให้ไปตัดกับกำไรสะสม เราจะได้งบทดลองใหม่ ขอตั้งชื่อว่า “TB-New” ซึ่งจะไม่มีรายการที่บันทึกอยู่แล้วในระบบจากขั้นตอนก่อนหน้านี้
- ให้นำข้อมูล TB-New มาบันทึกเป็นยอดยกมาวันที่สิ้นงวดก่อนเริ่มต้นใช้งาน (เช่น วันที่ 31 ธ.ค. XX)
ส่วนที่ 2 : นำงบทลองที่ปรับปรุงแล้ว มาบันทึกเพิ่มใน PEAK
เมื่อเราได้งบทดลองที่ปรับปรุงแล้ว ลำดับต่อมาก็นำมาบันทึกใน PEAK โดยการ
ขั้นตอนที่ 1
เข้าไปที่หน้าบัญชี > บัญชีรายวัน > สร้าง
ขั้นตอนที่ 2
กำหนดวันที่ให้เป็นวันที่ของงวดบัญชีก่อนเริ่มใช้ PEAK และสมุดบัญชีเปลี่ยนสมุดบัญชีรายวัน เลขที่บันทึกจะเปลี่ยนเป็นขึ้นต้นด้วย JV
ขั้นตอนที่ 3
นำรายการจาก TB-New มาลงในบันทึกบัญชีนี้ โดยการระบุบัญชีหลัก บัญชีย่อย เช่น หากเป็นบัญชีธนาคารออมทรัพย์ ให้เราเลือกบัญชีเป็น 111301 แล้วเลือกบัญชีย่อย เป็นธนาคาร(หรือช่องทางการเงิน)
ดูข้อมูลทั้งชุด
ตอนที่ 1 : ข้อมูลและวิธีการเตรียมตัวทำยอดยกมา Prepare Data for beginning balance
ตอนที่ 2 : การนำข้อมูลผู้ติดต่อเข้ามาในระบบ (Import Contact to PEAK)
ตอนที่ 3 : การนำข้อมูลสินค้า/บริการเข้ามาในระบบ (Import Product to PEAK)
ตอนที่ 4 : การนำบันทึกข้อมูลการเงินตั้งต้น (Input Finance to PEAK)
ตอนที่ 5 : การนำบันทึกข้อมูลลูกหนี้ตั้งต้น (Input Beginning Account Receivable to PEAK)
ตอนที่ 6 : การนำบันทึกข้อมูลเจ้าหนี้ตั้งต้น (Input Beginning Account Payable to PEAK)
ตอนที่ 7 : การนำบันทึกข้อมูลบัญชีตั้งต้น (Input Beginning Accounting Balance to PEAK)
