ผู้ประกอบการแยกบัญชีให้ชัด! เงินกิจการ ไม่เท่ากับ เงินของคุณ
Table of Contents

“ธุรกิจของฉันต้องขาดทุนอยู่แน่” เป็นเสียงของผู้ประกอบการคนหนึ่งในจังหวัดเชียงใหม่ ที่กำลังสงสัยในใจว่าธุรกิจก็เหมือนจะขายได้ดี แต่ทำไมเงินไหลออกไปเร็ว เหมือนไม่มีเงินเก็บ  และจากประสบการณ์ของผม ความสงสัยนี้ก็คงไม่ได้เกิดขึ้นกับผู้ประกอบการท่านนี้เท่านั้น แต่มักเกิดกับผู้ประกอบการที่ไม่แยกบัญชี หรือใช้เงินส่วนตัวกับเงินกิจการปะปนกัน จนแยกไม่ได้ว่าได้รับเงินมาแล้ว จ่ายค่าใช้จ่ายของธุรกิจ หรือใช้จ่ายส่วนตัวไปเท่าไหร่

ซีรีส์ “10 กฎพื้นฐานด้านการเงินสำหรับ SMEs” จะพาทุกท่านไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการมือใหม่ มือเก่า รวมถึงคนที่สนใจ ไปค้นพบคำตอบของคำถามพื้นฐานทางการเงินที่ผู้ประกอบการทุกคน “ไม่รู้ไม่ได้” และในบทความนี้จะเราเริ่มต้นด้วยความสำคัญการแยกกระเป๋าเงินที่ดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่สร้างผลกระทบเชิงลบและเชิงบวกต่อตัวผู้ประกอบการเองอย่างมหาศาลครับ

ทำไมเงินกิจการ ไม่เท่ากับ เงินของคุณ?

สมมติว่าเราเปิดร้านขายของชำ ใน 1 เดือน ขายขนมได้เงิน 1,000 บาท แต่มีรายจ่ายทั้งธุรกิจและส่วนตัว 1,500 บาท ถามว่า “ธุรกิจนี้กำไรหรือขาดทุนครับ?”

คำตอบคือ อาจจะกำไรหรือขาดทุนก็ได้ เพราะเราไม่เคยมีการแยกกระเป๋าเงินของธุรกิจกับเงินส่วนตัวออกจากกัน ถ้าเรามีการแยกบัญชีการเงินที่ระหว่างเงินที่รับจ่ายจากธุรกิจ และเงินที่จ่ายเพื่อเรื่องส่วนตัวได้อย่างถูกต้อง คำตอบอาจเป็นได้ 3 กรณี คือ

ทำไมเงินกิจการ ไม่เท่ากับ เงินของคุณ

กรณีที่ 1 : รายได้ธุรกิจ 1,000 บาท รายจ่ายธุรกิจ 800 บาท แปลว่าธุรกิจมีกำไร 200 บาท
กรณีที่ 2 : รายได้ธุรกิจ 1,000 บาท รายจ่ายธุรกิจ 1,000 บาทเท่ากัน แปลว่าธุรกิจไม่มีกำไรหรือขาดทุน
กรณีที่ 3 : รายได้ธุรกิจ 1,000 บาท รายจ่ายธุรกิจ 1,100 บาท แปลว่าธุรกิจมีขาดทุน 100 บาท

สรุป คือ ถ้าเป็นกรณีแรกธุรกิจจริงไปได้สวย มีกำไร 200 บาท แต่ที่เงินไม่พอเพราะจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัว เช่น ค่าอาหาร ค่าเที่ยว เกินกำไรที่ธุรกิจทำมาได้ หรือในกรณีที่สาม นอกจากธุรกิจขาดทุนโดยไม่รู้ตัว ยังมีค่าใช้จ่ายส่วนตัว ทำให้เงินสดยิ่งติดลบจนต้องเอาเก็บเงินมาใช้แทน 

ตรรกะก็ดูเข้าใจง่ายนะ แต่ทำไมเราไม่รู้ข้อมูลที่ถูกต้องล่ะ?  

ก็เพราะเราไม่แยกเงินธุรกิจกับเงินส่วนตัวให้ชัดเจน เพราะมันมั่ว ปนกัน ตอนทำบัญชีรับรองว่าผิดแน่นอน ยิ่งถ้าบัญชีผิด แล้วเอาข้อมูลทางบัญชีไปตัดสินใจอีก รับรองว่าอนาคตพังแน่นอน

จะคาดหวังให้นักบัญชีทำให้ถูกต้องก็ไม่ได้ เพราะผู้ประกอบการบอกไม่ได้ว่าจ่ายเงินเป็นค่าอะไรไปบ้าง หรือรายรับนี้มาจากรายได้บริษัทหรือเงินส่วนตัว ถามไปทีหลังผู้ประกอบการก็ลืมที่ไปที่มาไปหมดแล้ว สิ่งที่นักบัญชีทำได้คือลงบัญชีตามเงินที่เข้าและออก โดยไม่รู้ที่ไปที่มาของเงินเหล่านั้น และปัดไปเข้าบัญชีเจ้าหนี้หรือลูกหนี้เงินกู้ยืมกรรมการที่เป็นปัญหาระดับชาติในปัจจุบันนี้

4 ปัญหาจากการไม่แยกเงินธุรกิจ และเงินส่วนตัว

ในเชิงการตัดสินใจ พอเราไม่มีข้อมูลที่ถูกต้อง เราอาจพบความผิดพลาดได้ 2 กรณี คือ หนึ่ง ธุรกิจมีกำไร แต่เราใช้จ่ายส่วนตัวมากกว่ากำไรจึงคิดว่าธุรกิจขาดทุน จึงปิดกิจการไป หรือ สอง ธุรกิจขาดทุน แต่เราไม่รู้ตัว คิดว่ายังได้กำไรและทำธุรกิจต่อไปเรื่อยๆ

ไม่ว่าแบบไหนก็ไม่ดีทั้งสองกรณี เราจะคงโชคดีมากๆ ถ้าเราตัดสินใจได้ตรงกับสิ่งที่เราไม่รู้ เช่น คิดไปเองว่าธุรกิจมีกำไรและธุรกิจก็มีกำไรจริงๆ อันนี้ก็คงไม่มีปัญหาอะไร แต่ส่วนใหญ่เราไม่ได้โชคดีแบบนั้น แต่กลับตัดสินใจตรงข้ามกับความเป็นจริงมากกว่า ดังนั้น
4 สิ่งที่จะเกิดขึ้น คือ

4 ปัญหาจากการไม่แยกเงินธุรกิจ และเงินส่วนตัว

1. ข้อมูลทางบัญชีผิดพลาด ไม่ถูกต้อง 

ไม่สามารถนำไปใช้ตัดสินใจอะไรเลย และผู้ประกอบการส่วนใหญ่รู้เรื่องนี้อยู่แล้ว จึงมักไม่สนใจที่จะดูหรืออ่านงบการเงินของตัวเองเลย พอถึงรอบการส่งงบการเงินที่เซ็นตามที่นักบัญชีให้เซ็นเพื่อส่งภาครัฐเท่านั้น

2. โดนปรับภาษีย้อนหลัง 

เมื่อข้อมูลทางบัญชีผิด ก็ยื่นภาษีก็มักจะผิดตาม เพราะข้อมูลเพื่อยื่นภาษีปกติจะอิงข้อมูลที่บันทึกบัญชีอยู่แล้ว ซึ่งเกือบ 100% ถ้าสรรพากรลงตรวจกิจการเมื่อไหร่ ผู้ประกอบการมักจะโดนปรับเสมอ บางรายไม่มีเงินจ่ายภาษีถึงขั้นต้องปิดกิจการไปเลย

3. เข้าถึงแหล่งเงินทุน เงินกู้ยาก

ข้อมูลทางบัญชีที่บอกแหล่งที่มาไม่ได้ หรือมีอัตราส่วนทางการเงินที่แปลกประหลาด ธนาคารหรือผู้ลงทุนสามารถพบเห็นข้อสังเกตเหล่านี้ได้ไม่ยาก ถ้าผู้ประกอบไม่สามารถตอบหรือชี้แจงได้ จะถือว่างบการเงินขาดความน่าเชื่อถือ และโอกาสมีน้อยมากที่จะได้รับเงินทุนหรือเงินกู้

4.  ปิดกิจการไม่ได้ 

ถ้าสังเกตในงบการเงินของธุรกิจที่ไม่แยกกระเป๋าเงินจะพบว่า มักมีบัญชีเจ้าหนี้หรือลูกหนี้เงินกู้ยืมกรรมการจำนวนมาก ที่เกิดจากการปัดตัวเลขของนักบัญชีมาใส่ที่บัญชีนี้ เพราะไม่รู้ว่ารายจ่ายหรือรายรับมาจากแหล่งไหน ไม่มีเอกสารประกอบเพราะผู้ประกอบการไม่รู้ ตอบคำถามไม่ได้ ผลอย่างหนักที่ตามมา คือ บางกิจการยอดบัญชีเหล่านี้สูงมาก เมื่อถึงวันเลิกกิจการ จะไม่สามารถปิดกิจการได้

5 สิ่งที่ไม่ควรทำเรื่องเงินธุรกิจและเงินส่วนตัว 

ตอนนี้เรารู้กันแล้วว่า นิสัยทางการเงินที่ไม่ดี อย่างการไม่แยกกระเป๋าเงินธุรกิจและส่วนตัวส่งผลเสียอย่างไร ต่อไปเราก็ต้องรู้ว่าอะไรคือสิ่งที่ไม่ควรทำ ซึ่งสรุปออกได้ 5 ข้อ ดังนี้

5 สิ่งที่ไม่ควรทำเรื่องเงินธุรกิจและเงินส่วนตัว 

1. จ่ายค่าใช้จ่ายด้วยเงินสด

ปัญหาสุดคลาสิกที่ก่อให้เกิดปัญหาหลายอย่าง คือ การจ่ายค่าใช้จ่ายด้วยเงินสด ลองจินตนาการว่าเอาเงินกิจการและเงินส่วนตัวไว้ในกระเป๋าเดียวกัน คำถามคือ เงินที่เราควักจ่ายไปแต่ละครั้งเป็นเงินส่วนตัวหรือเงินบริษัท ยิ่งถ้าจ่ายไปโดยไม่จดรายละเอียดทันที รับรองว่างง! หนึ่ง เราจะจำไม่ได้ว่าเงินหายไปไหนจ่ายค่าอะไร และสอง จะตอบไม่ได้ว่าเงินที่เหลืออยู่ 500 บาท เหลือเป็นของกิจการและส่วนตัวกี่บาท

2. โอนเงินบริษัท เข้าบัญชีส่วนตัว

เมื่อเงินของกิจการเข้ามาปะปนในบัญชีเงินฝากส่วนตัว ทำให้พิสูจน์ได้ยากทั้งขารายรับและรายจ่ายว่า บรรทัดในบัญชีเงินฝากธนาคารเป็นของกิจการหรือของส่วนตัว ซึ่งส่วนใหญ่ผู้ประกอบการมักจะลืมและตอบไม่ได้

3. นำค่าใช้จ่ายส่วนตัว มาเบิกกิจการ

มีความเชื่อผิดๆ ของผู้ประกอบการบางคนที่คิดว่าการเอาเงินกิจการจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัว จะทำให้งบการเงินมีกำไรน้อยลง ทำให้เราเสียภาษีน้อยลงไปด้วย อย่างแรกถูกที่งบการเงินจะมีกำไรน้อยลง แต่อย่าลืมว่าตอนที่คำนวณภาษี ตัวค่าใช้จ่ายส่วนตัวจะถูกบวกกลับทำให้กำไรกลับมาสูงเหมือนเดิม ซึ่งจริงๆแล้ว ไม่ได้ช่วยประหยัดภาษีใดๆเลย

ข้อเสียที่สอง คือ แม้กำไรจะน้อยลง แต่งบการเงินจะไม่สะท้อนภาพที่แท้จริงของธุรกิจว่าจริงๆแล้วมีกำไรหรือขาดทุน เพราะรายจ่ายทั้งธุรกิจและส่วนตัวจะไปรวมเป็นของธุรกิจ ทำให้งบการเงินมีโอกาสขาดทุนสูงมากจนอาจทำให้เราตัดสินใจผิดพลาดได้

4. ใช้เงินส่วนตัวจ่ายให้กิจการ

ผู้ประกอบการสามารถสำรองจ่ายค่าใช้จ่ายบางประเภทแทนกิจการไปก่อนได้ การทำแบบนี้ต้องมีการจดบันทึกค่าใช้จ่ายที่ดีว่ากรรมการจ่ายค่าใช้จ่ายอะไรไปแทนบ้าง และมีการเบิกคืนครบถ้วนหรือไม่ กรณีที่ผู้ประกอบการจ่ายไปไม่ได้จดบันทึก ส่งผลให้เงินส่วนตัวลดลง และค่าใช้จ่ายของกิจการน้อยไปอีกเพราะไม่ได้บันทึกบัญชี

5. ไม่จ่ายเงินเดือนให้ตัวเองเลย

บางคนมองว่าเงินกิจการก็เงินของเรา เพราะเราก็เป็นเจ้าของธุรกิจเอง ในแง่ความเป็นจริงการคิดแบบนั้นก็ถูกครับ แต่จะคิดแบบนั้นในทางบัญชีและภาษีไม่ได้ โดยเฉพาะธุรกิจที่ทำในรูปแบบนิติบุคคล เพราะผู้ประกอบการกับกิจการเป็นคนละบุคคลแยกต่างหากจากกันจึงต้องทำบัญชีและส่งภาษีของใครของมัน

ถ้าเราอยากได้เงินส่วนแบ่งของธุรกิจมานั้น จริงๆมีหลายวิธี แต่พื้นฐานที่เราควรทำคือ การจ่ายเงินเดือนให้ตัวเอง ซึ่งหลายคนลืมไปว่าการที่เราลงมาทำธุรกิจเองก็มีต้นทุนเหมือนกัน การจ่ายเงินเดือนให้ตัวเองนอกจากจะช่วยให้เราดึงเงินออกจากกิจการได้อย่างถูกต้องแล้ว ยังช่วยให้กิจการมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น และเสียภาษีน้อยลงด้วยครับ

3 เครื่องมือใช้จัดการเงินเพื่อความสะดวก 

“ฟ้าหลังฝนย่อมสวยงามเสมอ” ไม่ต้องกลัวว่าทำผิดมาแล้วจะกลับตัวไม่ทัน สบายใจได้เลย เรื่องเหล่านี้แก้ไขได้ครับ ยิ่งแก้ไขเร็วยิ่งดี เพราะเราจะสามารถใช้ข้อมูลทางบัญชีตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ไม่พอยังลดความเสี่ยงค่าปรับภาษีย้อนหลังอีกด้วย

สำหรับเครื่องมือที่จะนำมาช่วยแก้ปัญหาความปะปนเงินธุรกิจกับเงินสดส่วนตัว มี 3 เครื่องมือที่น่าสนใจ และมีประโยชน์มากๆ ได้แก่

1. เปิดบัญชีธนาคารเพื่อกิจการ

แนะนำให้กิจการมีบัญชีเงินฝากธนาคารเป็นของตัวเอง ไม่ควรเก็บเงินในรูปของเงินสด เพราะมีความเสี่ยงมากมายตามที่ได้พูดไว้ก่อนหน้า นอกจากเรื่องของระบบบัญชีที่ดีแล้ว ช่วยในเรื่องของควบคุมภายในที่ดีและ และยังได้รับดอกเบี้ยจากการฝากเงินอีกด้วย

บางกรณีบัญชีธนาคารในชื่อกิจการอาจทำธุรกรรมไม่สะดวก เช่น จ่ายเงินด้วย QR Code ไม่ได้ การจ่ายเงินทำหลายขั้นตอนมากขึ้น ถ้ากิจการยังขนาดเล็กต้องการความคล่องตัวอาจเลือกวิธีเปิดบัญชีธนาคารเป็นชื่อกรรมการ แต่มีไว้ใช้เพื่อรับหรือจ่ายเงินของกิจการแทนได้

2. บัตรเครดิตบุคคลเพื่อกิจการ

หลายครั้งกิจการไม่ต้องการจ่ายเป็นเงินสด เพราะเป็นเงินก้อนใหญ่ หรือสะดวกต่อการชำระเงินในต่างประเทศ อาจจะใช้บัตรเครดิตมาเป็นเครื่องมือช่วยจัดการ ซึ่งเกือบทุกธนาคารในไทยเปิดให้สมัครบัตรเครดิตในนามนิติบุคคลได้เช่นกัน เช่นเดียวกับบัญชีธนาคาร ถ้ากิจการยังขนาดเล็กต้องการความคล่องตัวอาจเลือกใช้บัตรเครดิตเป็นชื่อกรรมการ แต่มีไว้ใช้เพื่อรับหรือจ่ายเงินของกิจการเพียงเท่านั้นได้

3. เงินสดย่อย

กรณีที่หลีกเลี่ยงการใช้เงินสดไม่ได้เลย แนะนำให้มีระบบเงินสดย่อย เป็นการจัดสรรการใช้เงินสดให้ชัดเจน เช่น ให้พนักงานถือเงินสดได้สูงสุดไม่เกิน 5 พันบาท ซึ่งเรียกว่า “เงินสดย่อย” เมื่อไหร่ที่ใช้เงินจนหมด ให้เบิกเงินจากธนาคารมาเติมวงเงินให้เต็ม 5 พันบาทเหมือนเดิม โดยการเบิกนี้ต้องมีเอกสารรายจ่ายประกอบด้วยว่า 5 พันบาทนั้นจ่ายค่าอะไรไปและมีมูลค่ากี่บาทเพื่อข้อมูลทางบัญชีที่ถูกต้อง ครบถ้วน

ถ้าลองสังเกตดูจะเห็นว่า ไม่ว่าเราจะใช้เครื่องมือใดๆ ก็ตาม วัตถุประสงค์จะเหมือนกัน คือ เพื่อแยกเงินธุรกิจไม่ให้ปนกับเงินส่วนตัว แปลว่าท่านผู้อ่านอาจใช้วิธีง่ายๆ อย่างอื่นมาใช้แทนก็ได้ ถ้าตราบใดที่ทำให้เงินมีความถูกต้อง แบ่งแยกได้ครับ

การแยกกระเป๋าเงินธุรกิจและเงินส่วนตัวออกจากกันเป็นสิ่งที่ต้องทำ! หลายธุรกิจเจ๊งเพราะไม่เคยให้สำคัญกับเงินสดมากนักต่อนักแล้ว เพราะชอบคิดว่ามันก็คือเงินของเราทั้งคู่ แต่ถ้าเราไม่แยกให้ชัดเจน เราจะไม่รู้เลยว่าธุรกิจกำไรหรือขาดทุน สภาพคล่องเงินสดเพียงพอหรือไม่ 

สำหรับ EP ถัดไป ผมจะไขข้อสงสัยแก่ผู้ประกอบการที่เคยสงสัยว่าธุรกิจกำไรน้อย ทำไมเสียภาษีเยอะ หรือขาดทุนแต่ก็ยังต้องเสียภาษี ขอแง้มๆไว้ก่อนว่า เพราะ “เรื่องบัญชีไม่เท่ากับภาษี” ถ้าอยากรู้มากกว่านี้แล้วรอติดตามตอนถัดไปได้เลยครับ

PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยผู้ประกอบการจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบ รองรับการเติบโต ช่วยให้ธุรกิจก้าวไปสู่ความสำเร็จ

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine