ในการขายสินค้า การให้เครดิตแก่ลูกค้าช่วยสร้างยอดขายให้กิจการเพิ่มขึ้น ในขณะที่ลูกค้าก็ได้รับสินค้าและได้รับเครดิตทำให้มีสภาพคล่อง มีเงินหมุนเวียนเพียงพอในการดำเนินกิจการ การแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 มีผลกระทบต่อเศรษฐกิจอย่างรุนแรง ทำให้การดำเนินธุรกิจขาดสภาพคล่องอย่างมาก ลูกค้าไม่สามารถจ่ายชำระเงินได้ ผู้ขายไม่ได้รับการชำระเงินภายในระยะเวลาที่ตกลงให้เครดิตแก่ลูกค้า บางครั้งถูกยืดระยะเวลาในการชำระหนี้ออกไปเป็นเวลานาน กิจการจะมีแนวทางในการจัดการกับลูกหนี้ที่ค้างนานได้อย่างไรมาติดตามกันในบทความนี้
ลูกหนี้ค้างนานคืออะไร
ลูกหนี้ค้างนาน หมายถึง ลูกหนี้ที่ค้างชำระหนี้เกินกำหนดระยะเวลาที่ได้รับเครดิตจากกิจการ ซึ่งโดยปกติลูกหนี้การค้าที่เกิดจากการดำเนินการค้าปกติของธุรกิจ โดยมีการให้เครดิตแก่ลูกค้าในการนำสินค้าไปใช้ก่อน แต่รับชำระเงินในภายหลัง ภายในระยะเวลาที่ตกลงกันเรียกว่า ระยะเวลาการให้เครดิตเทอม เช่น 15 วัน 30 วัน 45 วัน หลังจากวันส่งมอบสินค้า เป็นต้น ในการจัดการกับลูกหนี้ค้างนาน กิจการไม่ควรปล่อยปละละเลยให้มีลูกหนี้ค้างเป็นระยะเวลานานจนไม่สามารถจัดเก็บหนี้ หรือจนกระทั่งเกิดปัญหาหนี้สูญที่กิจการได้มีติดตามทวงถามจนถึงที่สุดแล้ว แต่ไม่ได้รับชำระหนี้จนต้องตัดจำหน่ายออกจากบัญชี
แนวทางการจัดการลูกหนี้ที่ค้างชำระเป็นเวลานาน
เมื่อกิจการมีลูกหนี้ที่ค้างชำระเป็นเวลานาน กิจการควรกำหนดแนวทางในการเรียกเก็บหนี้ ดังต่อไปนี้
1. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลของลูกหนี้
เบื้องต้นกิจการควรรวบรวมข้อมูลของลูกหนี้รายที่ค้างชำระนาน ว่ามียอดค้างชำระเท่าไร ประกอบด้วยใบแจ้งหนี้ใดบ้าง ใบแจ้งหนี้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บค่าสินค้า ซึ่งมีข้อมูล ชื่อ ที่อยู่ของลูกหนี้ รายละเอียดและมูลค่าสินค้า เงื่อนไขในการชำระเงิน ระยะเวลาการให้เครดิต รวมถึงค่าปรับในกรณีที่ลูกหนี้ชำระหนี้ล่าช้า เช่น ค่าปรับอัตราร้อยละ 1.5 ต่อปี เป็นต้น กิจการควรตรวจสอบว่าเป็นใบแจ้งหนี้ที่ได้ส่งไปเรียกเก็บจากลูกหนี้แล้ว และควรตรวจสอบว่าลูกหนี้ได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้วด้วย โดยพิจารณาจากใบส่งของซึ่งเป็นหลักฐานที่บ่งบอกว่าลูกค้าได้รับสินค้าแล้ว และใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายในการอ้างอิงว่ามีการส่งสินค้าจริง ท่านสามารถศึกษาเรื่องใบแจ้งหนี้และใบส่งของได้จากลิงก์นี้
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้และใบวางบิล ควรมีอะไรบ้าง (peakaccount.com)
ใบส่งของสำคัญไฉน? (พร้อมดูตัวอย่างใบส่งของ) (peakaccount.com)
2. การติดตามทวงถามเบื้องต้นด้วยวาจา
หลังจากรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลของลูกหนี้แล้ว กิจการควรติดต่อลูกหนี้รายที่มียอดคงเหลือค้างชำระ โดยกำหนดให้พนักงานผู้ดูแลจัดเก็บหนี้ติดตามลูกหนี้ด้วยการโทรติดต่อเพื่อสอบถามเกี่ยวกับกำหนดการชำระเงิน ซึ่งควรติดตามสอบถามด้วยความสุภาพ ในบางกรณีลูกหนี้อาจมิได้มีเจตนาในการหลบเลี่ยงการชำระหนี้ แต่เป็นไปได้ที่จะลืมชำระเมื่อถึงกำหนด การติดตามทวงถามเบื้องต้นทางวาจาก็อาจจะทำให้กิจการได้รับชำระหนี้ได้
3.การเจรจาต่อรองขอรับชำระหนี้
เมื่อกิจการมีการติดตามทวงถามทางวาจาแล้ว แต่ยังไม่ได้รับการชำระหนี้ กิจการอาจใช้วิธีเจรจาต่อรองขอรับชำระหนี้จาก ลูกหนี้ โดยสอบถามในรายละเอียดถึงสาเหตุที่ลูกหนี้ไม่สามารถชำระหนี้ได้
ยิ่งในช่วงสถานการณ์โควิด ลูกหนี้เกิดการขาดสภาพคล่องทางการเงิน โดยลูกหนี้ไม่มีเงินหรือมีไม่เพียงพอที่จะชำระหนี้ กิจการสามารถใช้วิธีเจรจาต่อรอง เพื่อประนีประนอมกับลูกหนี้ เช่น การขยายระยะเวลาการชำระหนี้ การกำหนดแผนการชำระหนี้ใหม่ การยกเว้นค่าปรับหรือดอกเบี้ย เป็นต้น โดยถ้ามีการตกลงเงื่อนไขในการชำระหนี้ใหม่ที่แตกต่างจากเงื่อนไขเดิม กิจการควรจัดทำหนังสือรับสภาพหนี้ เพื่อให้ลูกหนี้ลงนามรับสภาพหนี้ และในกรณีที่ลูกหนี้มีข้อโต้แย้งว่าได้รับสินค้าไม่ครบถ้วนจึงยังไม่ชำระเงิน กิจการควรตรวจสอบข้อเท็จจริงว่ามีการส่งมอบสินค้าครบถ้วนหรือไม่ เพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าวที่อาจจะเกิดขึ้น กิจการควรควบคุมให้มีลูกค้าลงนามรับสินค้าทุกครั้งที่มีการรับของ ในเอกสารใบส่งของของกิจการดังที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น
4. การติดตามทวงถามเป็นลายลักษณ์อักษร
เมื่อกิจการได้ดำเนินการเจราจาต่อรองขอรับชำระหนี้แล้ว แต่ยังไม่ได้รับชำระหนี้ กิจการควรจัดทำหนังสือทวงถามหนี้เป็น ลายลักษณ์อักษร เพื่อเป็นหลักฐานว่ากิจการมีความพยายามในการติดตามหนี้จากลูกหนี้ และใช้เป็นหลักฐานในชั้นศาลในกรณีที่มีการฟ้องร้องกันเกิดขึ้น รวมทั้งเป็นหลักฐานทางภาษีในการจำหน่ายหนี้สูญทางบัญชี ตามกฎกระทรวงฉบับที่ 374 (พ.ศ. 2564) ซึ่งประกาศใช้เมื่อ 29 เมษายน 2564
ในการจัดทำหนังสือทวงถามหนี้ ควรระบุรายละเอียดที่เกี่ยวข้องให้มากที่สุด ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของลูกหนี้ ระบุจำนวนเงินและเลขที่เอกสารใบแจ้งหนี้ ดอกเบี้ยผิดนัด ตอกเบี้ยการชำระหนี้ล่าช้าและ/หรือ ค่าปรับ การออกหนังสือทวงหนี้โดยทั่วไปจะระบุข้อความให้ลูกหนี้ชำระหนี้ให้แก่กิจการทันที กิจการสามารถจัดทำหนังสือทวงถามหนี้มากกว่าหนึ่งครั้งได้ เพื่อให้มั่นใจว่าลูกหนี้ได้รับหนังสือทวงหนี้ดังกล่าว โดยฉบับแรกเป็นการตักเตือน ฉบับที่สองเป็นการคิดค่าปรับ จนถึงฉบับสุดท้ายเป็นการติดตามก่อนดำเนินการทางกฎหมายโดยการฟ้องศาล ซึ่งกิจการควรมีการอ้างถึงและควรแนบหนังสือทวงถามหนี้ฉบับล่าสุดก่อนหน้าไปพร้อมกันด้วย และในการส่งหนังสือทวงถามหนี้ กิจการควรส่งทางไปรษณีย์แบบลงทะเบียนตอบรับ ซึ่งเป็นหลักฐานสำคัญที่แสดงว่าเอกสารได้ถูกนำส่งถึงมือลูกหนี้และลูกหนี้ได้รับเอกสารเรียบร้อยแล้ว
5. การศึกษากฎหมายที่เกี่ยวข้อง
ในการติดตามทวงถามหนี้ กิจการควรศึกษาพระราชบัญญัติการทวงถามหนี้และกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การดำเนินการอยู่ภายใต้ขอบเขตของกฎหมาย โดยกิจการต้องปฏิบัติตามหน้าที่ วิธีการ รูปแบบ ลักษณะและข้อจำกัด ในการติดตามทวงถามหนี้ โดยในการทวงถามหนี้กฎหมายได้กำหนดแนวปฏิบัติในการทวงหนี้ไว้ดังนี้
5.1 วิธีการติดต่อ โดยบุคคลหรือทางไปรษณีย์
5.2 สถานที่ติดต่อ ถ้าลูกหนี้มิได้แจ้งไว้ ให้ติดต่อตามภูมิลำเนา ถิ่นที่อยู่ หรือสถานที่ทำงานของลูกหนี้ หรือตามที่คณะกรรมการทวงถามหนี้ประกาศกำหนด
5.3 เวลาในการติดต่อ กิจการสามารถทวงหนี้โดยใช้บุคคล โทรศัพท์ สื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือสื่อเทคโนโลยีสารสนเทศ ในระหว่างวันจันทร์ ถึง ศุกร์ เวลา 8.00 น.- 20.00 น. และวันหยุดราชการ เวลา 8.00 น.-18.00 น.
5.4 ความถี่ในการทวงหนี้ กิจการสามารถทวงหนี้ได้ไม่เกิน 1 ครั้งต่อวัน ซึ่งจะนับจำนวนครั้งในการทวงหนี้เมื่อลูกหนี้รับโทรศัพท์ หรืออ่านไลน์การทวง หรือรับทราบการทวงอย่างชัดเจน
นอกจากนี้กฎหมายยังมีข้อกำหนดให้เจ้าหนี้ทวงถามหนี้อย่างสุภาพชน ละเว้นการประจานหรือดูหมิ่นให้ลูกหนี้เกิดความเสื่อมเสีย, ห้ามเจ้าหนี้ทวงหนี้กับบุคคลอื่นที่มิใช่ลูกหนี้ เว้นแต่เป็นบุคคลที่ลูกหนี้ระบุไว้,
ห้ามเจ้าหนี้ใช้ข้อความข่มขู่ใช้ความรุนแรง หรือกระทำการอื่นใดที่ทำให้เกิดความเสียหายแก่ร่างกาย ชื่อเสียงหรือทรัพย์สินของลูกหนี้หรือผู้อื่น เป็นต้น
6. การใช้บริการมืออาชีพหรือทนายความในการติดตามทวงหนี้
ถ้ากิจการมีลูกหนี้เป็นจำนวนมาก เจ้าหนี้อาจจะจ้างบุคคลภายนอก ได้แก่ สำนักงานกฎหมาย สำนักงานทนายความ หรือ ธุรกิจที่ให้บริการทวงถามหนี้ เป็นต้น ซึ่งกิจการควรตรวจสอบว่าบุคคลภายนอกเหล่านี้เป็นผู้ประกอบการที่ได้รับการจดทะเบียนประกอบธุรกิจทวงถามหนี้ตามพระราชบัญญัติทวงถามหนี้ที่ถูกต้องตามกฎหมาย
7. การดำเนินคดีในทางศาล
ถ้ากิจการในฐานะเจ้าหนี้ได้ดำเนินการมาทั้งหมดแล้ว แต่ยังไม่ได้รับชำระหนี้ สามารถดำเนินคดีในทางศาล แต่จะมีค่าใช้จ่ายและต้องใช้เวลาในการดำเนินการ
แนวทางป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาลูกหนี้ค้างนาน
กิจการสามารถดำเนินการโดยใช้ดังต่อไปนี้
1. การจัดทำรายงานการวิเคราะห์อายุลูกหนี้การค้า (Aging Analysis Report)
รายงานการวิเคราะห์อายุลูกหนี้การค้า เป็นรายงานที่แบ่งช่วงอายุลูกหนี้ แสดงให้เห็นรายละเอียดของลูกหนี้แต่ละรายมีหนี้คงค้างเท่าไร ค้างชำระมาเป็นระยะเวลานานเท่าไรแล้ว โดยลูกหนี้ที่ค้างชำระหนี้เป็นเวลานาน ทำให้กิจการต้องทวงถามเป็นลำดับแรก
ในการจัดทำรายงานการวิเคราะห์อายุลูกหนี้ ประกอบด้วยข้อมูลวันที่ขายสินค้า และวันที่ครบกำหนดชำระ
โดยข้อมูลวันที่ขายสินค้าซึ่งส่วนใหญ่ยึดตามวันที่ใบแจ้งหนี้ ส่วนวันที่ครบกำหนดชำระเป็นไปตามเครดิตเทอม ซึ่งปกติจะระบุไว้ในใบแจ้งหนี้
2. การวิเคราะห์อายุลูกหนี้
แนวทางการวิเคราะห์อายุลูกหนี้จากรายงานการวิเคราะห์อายุลูกหนี้การค้าจะคำนวณวันที่ค้างชำระจาก วันที่ปัจจุบัน-วันที่ขายสินค้า
ยกตัวอย่าง เช่น วันที่ปัจจุบัน เป็นวันที่ 31 ก.ค. 2565 วันที่ขายสินค้า เป็นวันที่ 1 พ.ค. 2565
จำนวนวันที่ค้างชำระ = วันที่ปัจจุบัน-วันที่ขายสินค้า
หมายถึง ตั้งแต่วันที่ปัจจุบันจนถึงวันที่ขายสินค้า เป็นเวลา 90 วัน แต่กิจการยังไม่ได้รับชำระหนี้
จากนั้นนำจำนวนวันที่ค้างชำระมาเปรียบเทียบกับเครดิตเทอมที่ลูกค้าได้รับ เช่น ลูกค้าได้รับเครดิตเทอม 30 วัน
ดังนั้นลูกค้ารายนี้เกินกำหนดชำระเป็นเวลา เท่ากับ 90-30= 60 วัน
เมื่อวิเคราะห์อายุลูหนี้เรียบร้อยแล้ว กิจการสามารถนำรายงานการวิเคราะห์อายุหนี้มาใช้ในการวิเคราะห์จัดเกรดลูกค้าได้ เช่น
กลุ่ม A = ยังไม่ถึงกำหนดชำระ
กลุ่ม B = เกินกำหนดภายใน 30 วัน
กลุ่ม C = เกินกำหนด 31-60 วัน
กลุ่ม D = เกินกำหนด 61-90 วัน
กลุ่ม E = เกินกำหนด 91 วันขึ้นไป
จากตัวอย่างข้างต้น ลูกค้าบริษัท กิจการดี จำกัด ค้างชำระนาน 90 วัน เกินกำหนดชำระ 60 วัน จะถูกจัดอยู่ในกลุ่ม C
การจัดเกรดลูกหนี้จะช่วยให้กิจการจัดลำดับลูกหนี้ที่เกินกำหนดชำระได้ ซึ่งจะช่วยให้สามารถบริหารจัดการในการติดตามหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. การตรวจสอบคุณภาพลูกหนี้
เป็นการทบทวนคุณภาพ การกำกับตรวจสอบพฤติกรรมที่ผิดปกติของลูกค้า มีการทบทวนการให้วงเงินเครดิต การทบทวนการให้ระยะเวลาเครดิตเทอม ควรมีการตรวจสอบอย่างน้อยปีละครั้ง มีการตรวจสอบพฤติกรรม เช่น ลูกหนี้มีการขอเลื่อนการวางบิล มีการชำระเช็คลงวันที่ล่วงหน้า ควรมีการวิเคราะห์ข้อมูล กำกับดูแล การวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน ได้แก่ อัตราการหมุนเวียนของลูกหนี้ (AR Turnover) ซึ่งถ้าอัตรา AR Turnover มีค่าสูงแสดงถึงความสามารถในการบริหารลูกหนี้ให้แปลงสภาพเป็นเงินสดได้เร็ว, ระยะเวลาถัวเฉลี่ยในการเรียกเก็บหนี้ (Average Collection Period) ซึ่งอัตรายิ่งต่ำยิ่งดี แสดงให้เห็นถึงการมีคุณภาพของลูกหนี้ การมีประสิทธิภาพในการเรียกเก็บหนี้ รวมทั้งการวิเคราะห์ข้อมูลสถิติการขายสินค้าของลูกค้าแต่ละราย ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงจากการเรียกเก็บเงินไม่ได้ในอนาคตอนาคต
4.การประมาณการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
เป็นการประมาณการทางบัญชี โดยประมาณจำนวนหนี้ที่คาดว่าจะเก็บไม่ได้ ซึ่งคำนวณเป็นร้อยละของยอดขาย หรือคำนวณเป็นร้อยละของลูกหนี้ โดยเป็นการวิเคราะห์จากประสบการณ์ที่ผ่านมาเกี่ยวกับจำนวนลูกหนี้ที่ยังเก็บไม่ได้ ในการดำเนินธุรกิจแม้ลูกหนี้โดยส่วนใหญ่จะชำระหนี้เมื่อถึงกำหนด แต่ก็มีลูกหนี้ที่ไม่ชำระหนี้ และในทางปฏิบัติจะไม่สามารถระบุได้แน่ชัดว่าลูกหนี้รายใดจะไม่ชำระหนี้จนกว่าจะถึงกำหนดชำระ หรือได้มีการทวงถามจนถึงที่สุดแล้ว ทำให้มูลค่าของลูกหนี้ที่จะแสดงในงบการเงินมีจำนวนสูงกว่าความเป็นจริง ดังนั้นการประมาณการจำนวนหนี้ที่คาดว่าจะเรียกเก็บไม่ได้ขึ้นจำนวนหนึ่ง โดยกันไว้เป็นค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญซึ่งมีลักษณะเป็นบัญชีปรับมูลค่านำไปลดบัญชีลูกหนี้ จะช่วยผู้ประกอบการในการบริหารจัดการลูกหนี้ทำให้กิจการทราบมูลค่าของลูกหนี้ที่แสดงมูลค่าสุทธิที่ใกล้เคียงกับมูลค่าตามความเป็นจริงได้
การบริหารจัดการลูกหนี้ที่ดีจะช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดลูกหนี้ค้างนานได้ ช่วยให้กิจการได้รับชำระเงินจากการขายสินค้าได้ครบถ้วนและมีสภาพคล่องในการดำเนินธุรกิจ นำไปสู่การเติบโตในอนาคต
PEAK โปรแกรมบัญชี ช่วยผู้ประกอบการจัดทำบัญชี ให้ข้อมูลเพื่อวิเคราะห์ลูกหนี้ของกิจการได้อย่างถูกต้อง เสริมสร้างสภาพคล่องช่วยให้กิจการเติบโตได้อย่างยั่งยืน
เจาะลึกบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable Aging) คืออะไร? – PENIAPHOBIA
จัดการลูกหนี้ อย่างไร? ให้ได้เงิน – MoneyHub
วิธีจัดเกรดลูกค้าจาก AR Aging – Zero to Profit
การทวงหนี้จากลูกหนี้อย่างถูกกฎหมายและมีประสิทธิภาพ (wonder.legal)
