จัดการข้อมูลบัญชีแบบขั้นเทพ ด้วยเทคโนโลยี Big Data

ในโลกธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ทำให้ทุกธุรกิจจำเป็นให้ความสำคัญกับช้อมูล ปัจจุบันมีความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีที่ทำให้ข้อจำกัดในการจัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ลดลงหรือหมดไป การไหลมาของข้อมูล Big Data และการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่จึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการดำเนินธุรกิจในทุกๆ ด้าน งานบัญชีเป็นงานที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาททำให้มีความเป็นอัตโนมัติมากขึ้น

งานบัญชีเป็นงานที่มีความเกี่ยวข้องกับข้อมูล การตัดสินใจของผู้ประกอบการจะอ้างอิงจากข้อมูลทางบัญชีเป็นส่วนใหญ่ ด้วยข้อมูลขนาดใหญ่ที่ขับเคลื่อนธุรกิจ การจัดการข้อมูลบัญชีอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ

Big Data คืออะไร

Big Data คือ ข้อมูลที่มีปริมาณที่ใหญ่มาก มีทั้งข้อมูลที่มีโครงสร้าง กึ่งมีโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง Big Data จะมีการเพิ่มขนาดของข้อมูลขึ้นไปเรื่อยๆ ดังนั้น การทำงานของ Big Data จึงต้องอาศัยเทคนิคและเทคโนโลยีสมัยใหม่ที่สามารถรองรับข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ ซับซ้อนและหลากหลาย

ลักษณะสำคัญของ Big Data

Big Data เป็นข้อมูลที่ประกอบด้วย 4 ลักษณะ ได้แก่ 4V ดังนี้

1. ปริมาณ (Volume)

หมายถึง ปริมาณข้อมูลที่ผลิตและจัดเก็บมีขนาดใหญ่มากเพียงพอ 

2. ความหลากหลาย (Variety)

หมายถึง ข้อมูลมีความหลากหลาย ทั้งประเภทตัวหนังสือ รูปภาพ ข้อมูลเสียงที่ถูกบันทึกไว้ในรูปแบบวิดีโอ หรือไฟล์ประเภทอื่น ซึ่งเป็นข้อมูลที่ได้จากแผนกต่างๆ ขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบัญชี ฝ่ายการเงิน ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด ฝ่ายบุคคล ฝ่ายจัดซื้อ เป็นต้น

3. ความเร็ว (Velocity)

หมายถึง ความเร็วในการประมวลผลข้อมูลให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้งาน ซึ่งข้อมูล Big Data เป็นข้อมูลในลักษณะ Real-time มีการประมวลผลอยู่ตลอดเวลาและเป็นข้อมูลที่มีความถี่ในการประมวลผลสูง 

4. คุณภาพของข้อมูล (Veracity)

หมายถึง คุณภาพของข้อมูลที่สามารถนำไปวิเคราะห์ข้อมูลต่อได้ โดยการนำข้อมูลที่ยังไม่ผ่านการประมวลผล นำไปเข้าสู่กระบวนการประมวลผล เช่น ข้อมูลที่มาจากแหล่งต่างๆ ทางโซเชียลมีเดีย ได้แก่ Facebook, You Tube, Twitter  ซึ่งยากต่อการควบคุมคุณภาพและคัดกรองข้อมูล เข้าสู่กระบวนการทำ Data Cleansing (การทำความสะอาดข้อมูล หรือการทำข้อมูลให้สมบูรณ์)

ขั้นตอนการทำงานของ Big Data 

ขั้นตอนและกระบวนการทำงานของ Big Data มีดังนี้

1. การจัดเก็บรวบรวมข้อมูล (Storage)

เป็นการจัดเก็บรวบรวมข้อมูล จากแหล่งต่างๆ ทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูปภาพ ไฟล์วิดีโอ ไฟล์เสียง 

2. การประมวลผลข้อมูล (Processing)

เป็นการนำข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้อง หรือสัมพันธ์กัน หรือให้ผลลัพธ์ที่คล้ายกัน มาเปลี่ยนเป็นรูปแบบข้อมูล เพื่อนำข้อมูลไปประมวลผล

3. การวิเคราะห์ข้อมูล (Analysis)

หลังจากข้อมูลได้ถูกจัดกลุ่มและแยกประเภทแล้ว เป็นขั้นตอนของการวิเคราะห์และนำเสนอข้อมูล เช่น การพยากรณ์ยอดขาย การวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้า เป็นต้น

การนำ Big Data มาใช้ในการจัดการข้อมูลทางบัญชี

สำหรับวงการบัญชี มีการนำ Big Data มาใช้ประโยชน์ ดังต่อไปนี้

1. ด้านบัญชีบริหาร

ในองค์กร การวิเคราะห์การจัดเก็บข้อมูล Big Data (Big Data Analytics) มีบุคลากร 3 ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ Data Engineer, Data Scientist และ Data Analyst โดยในเชิงบัญชีบริหาร นักบัญชีจะเกี่ยวข้องในการช่วยทำ Data Analyst ซึ่งเป็นการวิเคราะห์ สรุปผลข้อมูลในเชิงลึก และยังรวมถึงการรวบรวมข้อมูลในวงกว้างในอุตสาหกรรมเดียวกันมาเป็นแนวทางในการวางแผนกลยุทธ์ของผู้บริหาร 

2. ด้านการสอบบัญชี

ในวงการสอบบัญชี มีการนำ Big Data Analytics  มาใช้ใน Big 4 ซึ่งหมายถึง 4 บริษัทตรวจสอบบัญชีระดับโลก โดยการเปลี่ยนจากวิธี Audit Sampling  มาเป็นการตรวจสอบ 100% ซึ่งจะช่วยในการวิเคราะห์ปัญหาความเสี่ยงของลูกค้าแต่ละรายได้ละเอียดมากยิ่งขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญ

3. ด้านการตรวจสอบภาษี

ในต่างประเทศมีการนำ Big Data Analytics มาใช้ในการตรวจสอบภาษี โดยใช้ประโยชน์ในการตรวจหาความผิดปกติของผู้เสียภาษี การคำนวณประมาณการในการจัดเก็บภาษีจากพื้นที่ต่างๆ การขยายฐานภาษีไปยังแหล่งใหม่ๆ ตลอดจนความร่วมมือในการแลกเปลี่ยนข้อมูลเงินได้ของผู้เสียภาษีกับประเทศต่างๆ ทั่วโลก 

ประโยชน์ของเทคโนโลยีที่มีต่อการบัญชี

1. ช่วยธุรกิจในการรวบรวมข้อมูลทางบัญชีที่มีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนให้สะดวกและง่ายขึ้น

2. ช่วยให้การประมวลผลข้อมูลทางบัญชี มีความรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ และช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน

3. ช่วยให้กิจการประหยัดต้นทุนในการสรุปข้อมูลที่มีจำนวนมากให้กระชับตามลักษณะที่กิจการต้องการ สามารถจัดพิมพ์ในรูปแบบรายงานที่ต้องการ กิจการสามารถขยายการทำงานของระบบคอมพิวเตอร์ได้เมื่อปริมาณงานของกิจการเพิ่มขึ้น 

4. ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลทางบัญชีให้ผู้ประกอบการ รวมทั้งช่วยให้ผู้ใช้งบการเงินได้รับข้อมูลทางธุรกิจได้สะดวกและง่ายยิ่งขึ้น

การจัดการข้อมูลทางบัญชีอย่างมีประสิทธิภาพด้วยเทคโนโลยี

การจัดทำบัญชีด้วยโปรแกรมบัญชีคลาวด์เป็นสิ่งที่ช่วยในการจัดการข้อมูลทางบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ โปรแกรมบัญชีคลาวด์มีคุณสมบัติที่ช่วยตอบโจทย์นักบัญชีในยุคดิจิทัลได้เป็นอย่างดี ดังนี้

1. เป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ใช้งานผ่านอินเทอร์เน็ต

โดยนักบัญชีหรือผู้ประกอบการสามารถเข้าใช้งานโปรแกรมได้ทุกที่ ทุกเวลา และทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็น PC, Notebook, Tablet หรือ Smartphone มีระบบการจัดการทางบัญชีที่ครบวงจร มีระบบการบันทึกบัญชีอัตโนมัติที่ทำงานแบบเรียลไทม์ โดยผู้ใช้งานสามารถทำงานพร้อมกันได้บนฐานข้อมูลเดียวกัน 

2. เป็นโปรแกรมบัญชีที่ช่วยให้งานบัญชีมีความสะดวก   คล่องตัว     

 ทำให้การจัดการบัญชีและภาษีเป็นไปอย่างง่ายดาย ลดขั้นตอนและเวลาในการทำงาน รวมทั้งผู้ใช้งานสามารถออกเอกสารทางบัญชี เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น โปรแกรมบัญชีคลาวด์ในปัจจุบันมีฟังก์ชันการใช้งานที่ง่าย แม้ผู้ประกอบการที่ไม่มีพื้นฐานทางบัญชี ก็สามารถจัดการบัญชีได้ด้วยตนเอง

3. เป็นโปรแกรมที่ผู้ใช้งานไม่ต้องลงทุนติดตั้งเซิร์ฟเวอร์                                                    

โปรแกรมมีการอัปเดตให้โดยอัตโนมัติ กิจการไม่ต้องจ่ายซื้อซอฟต์แวร์เพื่ออัปเดตเวอร์ชันใหม่ จึงช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุนติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบและอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ 

4. เป็นโปรแกรมที่มีฟังก์ชันการทำงานครบถ้วนครอบ คลุมทุกระบบของธุรกิจ

โปรแกรมคลาวด์ปัจจุบัน จะมีฟังก์ชันการทำงานที่ครบถ้วน ครอบคลุมการทำงานทุกระบบของธุรกิจ ทั้งระบบจัดซื้อ ระบบคลังสินค้า ระบบจัดส่ง ระบบขาย ระบบซื้อ ระบบรับ-จ่าย เป็นต้น 

5. เป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นในการใช้งาน                                                                

โดยผู้ใช้งานสามารถปรับขยายพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มขึ้นหรือลดลงได้ตามความต้องการในการใช้งาน ซึ่งต่างจากอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ที่ไม่สามารถขยายพื้นที่ในการเก็บข้อมูลได้

6. เป็นโปรแกรมที่มีการทำสำรองข้อมูล (Back up)

โปรแกรมบัญชีคลาวด์มีการทำสำรองข้อมูลทางบัญชีให้โดยอัตโนมัติ ช่วยลดความเสี่ยงในการจัดเก็บข้อมูลไว้ในอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์เพียงที่เดียว รวมทั้งลดความเสี่ยงจากข้อมูลสูญหายกรณีเกิดไฟฟ้าดับ เมื่อเกิดภัยพิบัติทางธรรมชาติ หรือกรณีการโจมตีของมัลแวร์ที่มีโอกาสทำให้ข้อมูลสูญหายได้ทุกเมื่อ

7. มีระบบรักษาความปลอดภัยในการเช้าถึงข้อมูล

โปรแกรมบัญชีคลาวด์มีระบบรักษาความปลอดภัยและการปกป้องข้อมูล โดยมีการกำหนดรหัสผ่านและกำหนดผู้มีสิทธิใช้งาน ซึ่งมีความปลอดภัยสูงกว่าการเก็บข้อมูลในอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์

ตัวอย่างโปรแกรมบัญชีคลาวด์ ได้แก่ PEAK เป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่มีความทันสมัย ด้วยฟีเจอร์เด่นๆ ดังต่อไปนี้

1. ฟีเจอร์สำหรับนักบัญชี

• สามารถดึงข้อมูลคู่ค้าจากเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรโดยอัตโนมัติ
• การบันทึกบัญชีอัตโนมัติ ทั้งบัญชีรายวัน, บัญชีแยกประเภท ออกงบทดลองและจัดทำงบการเงิน 
• ช่วยจัดเตรียมรายงานภาษี ทั้งรายงานภาษีขายและรายงานภาษีซื้อ (สำหรับจัดทำภ.พ.30), รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย (สำหรับจัดทำ ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.3, ภ.ง.ด.53)
• สามารถแนบภาพไฟล์เอกสารออนไลน์เก็บไว้ในการบันทึกบัญชี ใช้ตรวจสอบภายหลังได้ ลดการส่งเอกสารฉบับจริง
• สามารถค้นหาเอกสารต่างๆย้อนหลังได้โดยง่าย
• ช่วยการกระทบยอดStatement บัญชีธนาคารอัตโนมัติ

2. ฟีเจอร์สำหรับเจ้าของกิจการ

• ช่วยจัดการงานบัญชีครบวงจร ทั้งโปรแกรมบัญชีและบริการบัญชี ยื่นภาษีในที่เดียว
• มีรายงานแบบเรียลไทม์ที่สรุปผลประกอบการ ข้อมูลการขาย รายงานสินค้า รายงานลูกหนี้/เจ้าหนี้ค้างชำระ และรายงานการเก็บเงิน ช่วยผู้ประกอบการในการวางแผนและตัดสินใจ
• การออกเอกสารการค้าทางออนไลน์ ได้แก่ ใบเสนอราคา, ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงิน, ใบกำกับภาษี, ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย ได้สะดวก ถูกต้องและรวดเร็วแบบมืออาชีพ
• ช่วยกิจการจัดทำเอกสารยื่นแบบส่งกรมสรรพากรได้อย่างถูกต้อง

ทักษะนักบัญชีในการขับเคลื่อนข้อมูล

อย่างไรก็ตามเพื่อให้จัดการข้อมูลด้วยเทคโนโลยีที่กล่าวมาเกิดความมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกเหนือไปจากการเลือกใช้โปรแกรมออนไลน์ที่ดีแล้ว นักบัญชีควรเปิดใจรับและมองเทคโนโลยีเป็นโอกาสและพัฒนาทักษะที่จำเป็นควบคู่กันไปในโลกดิจิทัลที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล อันได้แก่ ทักษะต่างๆดังต่อไปนี้

1. ทักษะในการบริหารจัดการข้อมูล             

โดยเฉพาะข้อมูลที่มีความหลากหลาย ไม่มีโครงสร้างรูปแบบตายตัว เพื่อนำมาใช้สนับสนุนในการวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจของผู้ประกอบการ นักบัญชีจำเป็นต้องพัฒนาทักษะขั้นสูงในการทำงานกับข้อมูล รวมทั้งทักษะในการระบุประเด็นสำคัญ การตั้งคำถาม การออกแบบและแปลผลการวิเคราะห์ให้เหมาะสม รวมทั้งการใช้เครื่องมือใหม่ๆ เพื่อจัดการและวิเคราะห์ข้อมูล ในการสนับสนุนผู้ประกอบการในการวางแผนกลยุทธ์ 

2. ทักษะความเข้าใจในบริบททางธุรกิจ                                                                        

เป็นการพัฒนาทักษะความสามารถในการกลั่นกรองปัญหาทางธุรกิจ รวมทั้งความเข้าใจใน Data flow ของธุรกิจและความสัมพันธ์ของข้อมูลในบริบททางธุรกิจ

3. ทักษะในการสื่อสาร                                                                                             

เป็นทักษะในการแปลข้อมูลเชิงลึกและสามารถสื่อสารไปยังผู้บริหารด้วยภาษาธุรกิจ และสามารถสื่อสารกับทีมงาน Big Data Analytics ได้แก่ Data Engineer และ Data Analyst 

4. ทักษะทางด้านบัญชีและธุรกิจ                                                                                     

นักบัญชีต้องมีความรู้ลึกในทักษะทางด้านการบัญชี และเข้าใจขอบเขตการดำเนินงานทางธุรกิจโดยถ่องแท้

5. ทักษะในการเชื่อมโยงสิ่งต่างๆ ในองค์กรเข้าด้วยกัน                                          

นักบัญชีต้องสามารถเชื่อมโยงสิ่งต่างๆ ในองค์กรเข้าด้วยกัน ตั้งแต่ข้อมูล การะบวนการทำงาน และผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อให้สามารถผลิตข้อมูลเชิงลึก และนำเสนอทางออกที่เหมาะสมตรงตามความต้องการของผู้ใช้ นำไปสู่การขับเคลื่อนทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จขององค์กร

6. ทักษะในการพัฒนาการคิดอย่างสร้างสรรค์                                             

โดยนักบัญชีควรให้ความสำคัญกับนวัตกรรมและการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management)     

7. ทักษะในการบริหารจัดการความเสี่ยง

โดยเฉพาะเรื่องธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance)

8. ทักษะเรื่อง Data Analytics                                                                                        

เป็นทักษะในการวิเคราะห์และสรุปผลข้อมูลเชิงลึก เพื่อนำข้อมูลที่ได้ไปนำเสนอเป็นรูปแบบของแผนภูมิหรือกราฟหรือวิดีโอ (Data Visualization)     

     

PEAK โปรแกรมบัญชีอออนไลน์ ช่วยจัดการข้อมูลทางบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยเทคโนโนโลยีที่ทันสมัย ตอบโจทย์การทำงานของนักบัญชีในยุคดิจิทัล 

อ้างอิง :

Big Data Analytics | สภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ (สำนักงานใหญ่) (tfac.or.th)

เทคโนโลยีกับการบัญชีในยุค 4.0 – สอบบัญชีธรรมนิติ(DAA)

นักบัญชีบริหารในยุคดิจิทัล | สภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ (สำนักงานใหญ่) (tfac.or.th)