หลังจากที่เพิ่มข้อมูลระบบเรียบร้อยแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนการเพิ่มข้อมูลรายการค้าที่ยังคงรอชำระ หรือรอรับชำระอยู่ สำหรับเรื่องรายการรอรับชำระ (ลูกหนี้) หรือรายการรับชำระเป็นเช็ค แต่ยังไม่ได้ขึ้นเงิน มีวิธีการบันทึกดังนี้
1.ตั้งลูกหนี้ไว้ หรือใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้รับชำระ
ขั้นตอนที่ 1
เข้าไปที่หน้ารายรับ > ใบแจ้งหนี้ > คลิก ‘สร้าง’ เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ย้อนหลัง
ขั้นตอนที่ 2
ทำรายการสร้างใบแจ้งหนี้
ให้ใส่ข้อมูลใบแจ้งหนี้โดยในช่อง “บัญชี” เลือกเป็นรายได้จากการขาย หรือรายได้จากการให้บริการ ตามแต่ประเภทรายการที่เกิดขึ้น โดยไม่ต้องเลือกในช่อง สินค้า/บริการ (เนื่องจากจะได้ไม่กระทบกับรายการที่เรา Import เข้าไปก่อนหน้านี้)
อีกส่วนหนึ่งที่ต้องระวังเรื่องวันที่รายการ ให้เป็นวันที่ย้อนหลังกลับไปตามวันที่เกิดขึ้นจริง และกำหนดวันที่ครบกำหนดชำระเงิน เป็นวันที่ที่จะได้รับชำระ เช่น ทำรายการเมื่อวันที่ 11/12/xx แต่ครบกำหนดชำระวันที่ 18/01/xx+1 คือในปีถัดไป รายการนี้ถ้าดูงบการเงินในวันที่ 31/12/xx รายการนี้จะเป็นลูกหนี้ไว้ และจะมีรายการรายได้อยู่ในช่วงปี xx ด้วย ซึ่งจะกลายเป็นกำไรสะสมในงบแสดงฐานะการเงิน
*เทคนิค : ส่วนที่คนทำผิดพลาดบ่อยที่สุดคือวันที่ทำรายการ ระวังวันที่ให้ดี เนื่องจากปกติวันที่จะกำหนดเบื้องต้นไว้เป็นวันที่ปัจจุบัน
2. การบันทึกรับชำระเช็ค ที่ยังไม่ได้ขึ้นเงิน
หากกิจการไหนมีการรับเช็ค จะมีอีกส่วนหนึ่งที่เราต้องนำมาทำรายการด้วยคือเช็คที่รับมาแล้ว แต่ยังไม่ได้ขึ้นเงิน ซึ่งวิธีทำจะเป็นการบันทึกออกใบเสร็จ โดยให้ใส่ข้อมูลใบแจ้งหนี้โดยในช่อง “บัญชี” เลือกเป็นรายได้จากการขาย หรือรายได้จากการให้บริการ ตามแต่ประเภทรายการที่เกิดขึ้น โดยไม่ต้องเลือกในช่อง สินค้า/บริการ (เนื่องจากจะได้ไม่กระทบกับรายการที่เรา Import เข้าไปก่อนหน้านี้ เช่น เดียวกับใบแจ้งหนี้ในข้อ 1) และกำหนดว่ารับชำระเงินด้วยเช็ค
โดยสิ่งที่จะกำหนด
- วันที่รับชำระเช็ค คือ วันที่เราได้รับเช็คมา
- เลือกวิธีการรับชำระเงินว่ารับมาเป็น “เช็ค”
- วันที่เช็ค คือ วันที่ที่ลงไว้ในเช็ค สำหรับขึ้นเงินได้
ดูข้อมูลทั้งชุด
ตอนที่ 1 : ข้อมูลและวิธีการเตรียมตัวทำยอดยกมา Prepare Data for beginning balance
ตอนที่ 2 : การนำข้อมูลผู้ติดต่อเข้ามาในระบบ (Import Contact to PEAK)
ตอนที่ 3 : การนำข้อมูลสินค้า/บริการเข้ามาในระบบ (Import Product to PEAK)
ตอนที่ 4 : การนำบันทึกข้อมูลการเงินตั้งต้น (Input Finance to PEAK)
ตอนที่ 5 : การนำบันทึกข้อมูลลูกหนี้ตั้งต้น (Input Beginning Account Receivable to PEAK)
ตอนที่ 6 : การนำบันทึกข้อมูลเจ้าหนี้ตั้งต้น (Input Beginning Account Payable to PEAK)
ตอนที่ 7 : การนำบันทึกข้อมูลบัญชีตั้งต้น (Input Beginning Accounting Balance to PEAK)
