การนำเข้าเอกสารบันทึกซื้อสินค้าสามารถทำได้ 2 วิธีดังนี้
วิธีที่ 1 การนำเข้าเอกสารใบสั่งซื้อแบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม
วิธีที่ 2 การนำเข้าเอกสารใบสั่งซื้อโดยใช้ไฟล์ Excel
วิธีที่ 1 การนำเข้าเอกสารใบสั่งซื้อแบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม สามารถทำได้ตามขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1.1 เลือกเมนูรายจ่าย > นำเข้าเอกสาร
ขั้นตอนที่ 1.2 กดสร้างข้อมูลนำเข้า
ขั้นตอนที่ 1.3 เลือกซื้อสินค้า เมื่อเลือกเรียบร้อยแล้วกด “สร้างข้อมูลนำเข้า”
ขั้นตอนที่ 1.4 ระบุรายละเอียดต่างๆ
– ลำดับที่ : เป็นลำดับที่ของเอกสารรายการจ่ายที่ไม่รวมรายการย่อย ระบบจะทำการรันลำดับที่ให้อัตโนมัติ
– วันที่เอกสาร : ระบุวันที่ของบันทึกรายการจ่าย และจะเป็นวันที่เดียวกับวันที่ชำระเงิน
– ผู้รับเงิน/คู่ค้า : ระบุผู้ติตด่อ
– เลขที่ใบกำกับฯ : ระบุเลขที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับมา (ถ้ามี)
– วันที่ใบกำกับฯ : ระบุวันที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับมา (ถ้ามี)
– ประเภทราคา : ระบุประเภทราคา ว่าเป็นรวมภาษี, แยกภาษี และไม่มี หากระบุประเภทราคาเป็นไม่มี จะไม่สามารถทำการระบุประเภทภาษีมูลค่าเพิ่มได้
-สินค้า/บริการสำหรับขาย : ระบุสินค้าหรือบริการที่ต้องการ
– ค่าใช้จ่าย/บัญชี : ระบุผังบัญชีที่ต้องการลงข้อมูลว่าเป็นผังบัญชีอะไร
– คำอธิบาย : ระบบจะนำชื่อบัญชี หรือชื่อสินค้ามาแสดงแทนที่คำอธิบายเดิมในช่องคำอธิบาย ทางผู้ใช้งานสามารถพิมพ์ในช่องคำอธิบายเพิ่มเติมได้ และคำอธิบายรายการ ระบบรองรับได้ที่ 1,000 ตัวอักษร
– จำนวน : ระบุจำนวนหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
– มูลค่าก่อนภาษี : มูลค่าก่อนคิดภาษี
– ราคา : ระบุราคา ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
– ภาษี : ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของรายการนั้นๆ
– ภาษีมูลค่าเพิ่มและราคาสุทธิ : ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ
– หัก ณ ที่จ่าย : ระบุอัตราหัก ณ ที่จ่ายของรายการนั้นๆ
– ชำระโดย : ระบุช่องทางการเงินที่เงินออกจากกิจการ
– ชำระเงิน : ระบุจำนวนเงินที่ทำการชำระ หากยังไม่มีการชำระเงินให้ระบุตัวเลขเป็นศูนย์ (0) ซึ่งระบบจะทำการตั้งหนี้ไว้ให้
– ภ.ง.ด. : หากมีการระบุหัก ณ ที่จ่าย ให้ทำการระบุประเภทแบบ ภ.ง.ด. ว่าต้องการให้ระบบลงแบบ ภ.ง.ด. ใด
สามารถเลื่อนเพื่อกรอกรายละเอียดได้
หมายเหตุ ข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอก
B วันที่เอกสาร
C,D,E ผู้รับเงิน/คู่ค้า
I สินค้า/บริการสำหรับขาย
เมื่อกรอกรายละเอียดข้อมูลของแต่ละเอกสารเรียบร้อยจะมีเครื่องหมายติ๊กถูกด้านหน้าช่องลำดับที่
กรณีต้องการเพิ่มเอกสารบันทึกรายการจ่ายให้กดปุ่ม + เพิ่มเอกสาร
กรณีใน 1 เอกสารซื้อสินค้ามีมากกว่า 1 รายการ ให้กดปุ่ม + เพิ่มรายการย่อย > เลือกลำดับของเอกสารที่ต้องการเพิ่มรายการย่อย > กดเพิ่มรายการย่อย
จากตัวอย่างเพิ่มรายการย่อยในเอกสารลำดับที่ 1
ระบบจะเเสดงเพิ่มขึ้นมาอีก 1 บรรทัดเพื่อกรอกรายการย่อย
กรณีกดเพิ่มเอกสารหรือกดเพิ่มรายการย่อยเกินสามารถลบบรรทัดนั้น ๆ ได้โดยการกด (X) ตามตัวอย่างด้านล่าง
เมื่อสร้างข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กด “สร้างเอกสารทั้งหมด”
เมื่อกดสร้างเอกสารทั้งหมดแล้ว กระดิ่งทางมุมขวาบนจะแจ้งเตือนการ Import บันทึกรายจ่าย
สามารถกดดูข้อมูลการนำเข้าได้ที่กระดิ่ง
เมื่อกดดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดูการสร้างเอกสารได้โดยกดที่เลขที่เอกสาร
ตัวอย่างหน้าบันทึกซื้อสินค้า สามารถเลือกหัวข้อที่ต้องการดูได้
วิธีที่ 2 การนำเข้าเอกสารใบสั่งซื้อโดยใช้ไฟล์ Excel
ขั้นตอนที่ 2.1 กดปุ่ม “นำเข้าเอกสาร”
ขั้นตอนที่ 2.2 เลือกรายการที่นำเข้าเป็นซื้อสินค้า > กดปุ่ม ดาวน์โหลดฟอร์ม (.xlsx)
ตัวอย่างฟอร์ม Excel
แนะนำให้อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Description ก่อนกรอกข้อมูล
ขั้นตอนที่ 2.3 เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ทำการ Save ลงเครื่อง
ขั้นตอนที่ 2.4 นำไฟล์ที่ Save ไว้ ลากลงในระบบ หรือกด ค้นหาเพื่อค้นหาไฟล์ที่ต้องการ เมื่อได้ไฟล์เรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม “นำเข้าไฟล์”
– จบขั้นตอนการนำเข้าเอกสารบันทึกซื้อสินค้า –
