การนำเข้าเอกสารบันทึกรายการจ่าย สามารถทำได้ 2 วิธีดังนี้
วิธีที่ 1 การนำเข้าเอกสารบันทึกรายการจ่ายแบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม
วิธีที่ 2 การนำเข้าเอกสารบันทึกรายการจ่ายโดยใช้ไฟล์ Excel
วิธีที่ 1 การนำเข้าเอกสารบันทึกรายการจ่ายแบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม สามารถทำได้ตามขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1.1. เลือกเมนูรายจ่าย > นำเข้าเอกสาร
ขั้นตอนที่ 1.2. กดปุ่ม + สร้างข้อมูลนำเข้า
ขั้นตอนที่ 1.3. เลือกบันทึกรายการจ่าย เมื่อเลือกเรียบร้อยแล้วกดปุ่ม “สร้างข้อมูลนำเข้า”
ขั้นตอนที่ 1.4. ระบุรายละเอียดต่างๆ
– ลำดับที่ : เป็นลำดับที่ของเอกสารรายการจ่ายที่ไม่รวมรายการย่อย ระบบจะทำการรันลำดับที่ให้อัตโนมัติ
– วันที่เอกสาร : ระบุวันที่ของบันทึกรายการจ่าย และจะเป็นวันที่เดียวกับวันที่ชำระเงิน
– ผู้รับเงิน/คู่ค้า : ระบุผู้ติตด่อ
– เลขที่ใบกำกับฯ : ระบุเลขที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับมา (ถ้ามี)
– วันที่ใบกำกับฯ : ระบุวันที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับมา (ถ้ามี)
– ประเภทราคา : ระบุประเภทราคา ว่าเป็นรวมภาษี, แยกภาษี และไม่มี หากระบุประเภทราคาเป็นไม่มี จะไม่สามารถทำการระบุประเภทภาษีมูลค่าเพิ่มได้
– ค่าใช้จ่าย/บัญชี : ระบุผังบัญชีที่ต้องการลงข้อมูลว่าเป็นผังบัญชีอะไร
– คำอธิบาย : ระบบจะนำชื่อบัญชี หรือชื่อสินค้ามาแสดงแทนที่คำอธิบายเดิมในช่องคำอธิบาย ทางผู้ใช้งานสามารถพิมพ์ในช่องคำอธิบายเพิ่มเติมได้ และคำอธิบายรายการ ระบบรองรับได้ที่ 1,000 ตัวอักษร
– จำนวน : ระบุจำนวนหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
– ราคา : ระบุราคา ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
– ภาษี : ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของรายการนั้นๆ
– หัก ณ ที่จ่าย : ระบุอัตราหัก ณ ที่จ่ายของรายการนั้นๆ
– ชำระโดย : ระบุช่องทางการเงินที่เงินออกจากกิจการ
– ชำระเงิน : ระบุจำนวนเงินที่ทำการชำระ หากยังไม่มีการชำระเงินให้ระบุตัวเลขเป็นศูนย์ (0) ซึ่งระบบจะทำการตั้งหนี้ไว้ให้
– ภ.ง.ด. : หากมีการระบุหัก ณ ที่จ่าย ให้ทำการระบุประเภทแบบ ภ.ง.ด. ว่าต้องการให้ระบบลงแบบ ภ.ง.ด. ใด
สามารถเลื่อนเพื่อกรอกรายละเอียดได้
หมายเหตุ ข้อมูลที่จำเป็นได้ ต้องระบุมีดังนี้
B วันที่เอกสาร
C, D, E ผู้รับเงิน/คู่ค้า
K คำอธิบาย
เมื่อกรอกรายละเอียดข้อมูลของแต่ละเอกสารเรียบร้อยจะมีเครื่องหมายติ๊กถูกด้านหน้าช่องลำดับที่
กรณีต้องการเพิ่มเอกสารบันทึกรายการจ่ายให้กดปุ่ม + เพิ่มเอกสาร
กรณีใน 1 เอกสารบันทึกรายการจ่ายมีมากกว่า 1 รายการ
ให้กดปุ่ม + เพิ่มรายการย่อย
เมื่อกดปุ่ม + เพิ่มรายการย่อยแล้ว จะมี Pop up ขึ้นเลือกลำดับของเอกสารที่ต้องการเพิ่มรายการย่อย เมื่อเลือกลำดับรายการเอกสารเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มเพิ่มรายการ
จากตัวอย่างเพิ่มรายการย่อยในเอกสารลำดับที่ 2
ระบบจะเเสดงเพิ่มขึ้นมาอีก 1 บรรทัดเพื่อกรอกรายการย่อยของเอกสารที่ 2
กรณีกดเพิ่มเอกสารหรือกดเพิ่มรายการย่อยเกินสามารถลบบรรทัดนั้นๆ ได้โดยการกดเครื่องหมายกากบาท (X) ตามตัวอย่างด้านล่าง
เมื่อสร้างข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม “สร้างเอกสารทั้งหมด”
เมื่อกดสร้างเอกสารทั้งหมดแล้ว กระดิ่งทางมุมขวาบนจะแจ้งเตือนการ Import บันทึกรายจ่าย
สามารถกดดูข้อมูลการนำเข้าได้ที่กระดิ่ง
เมื่อกดดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดูการสร้างเอกสารได้โดยกดที่เลขที่เอกสาร
ตัวอย่างหน้าบันทึกรายการจ่าย
วิธีที่ 2 การนำเข้าเอกสารบันทึกรายจ่ายโดยใช้ไฟล์ Excel
ขั้นตอนที่ 2.1. กดปุ่ม นำเข้าเอกสาร
ขั้นตอนที่ 2.2. เลือกรายการที่นำเข้าเป็นบันทึกรายจ่าย > กดปุ่ม ดาวน์โหลดฟอร์ม (.xlsx)
ตัวอย่างฟอร์ม Excel
แนะนำให้อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Description ก่อนกรอกข้อมูล
ขั้นตอนที่ 2.3. เมื่อกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วให้ทำการ Save ลงเครื่องคอมพิวเตอร์
ขั้นตอนที่ 2.4. นำไฟล์ที่ Save ไว้ ลากลงในระบบ หรือกดปุ่ม ค้นหา เพื่อทำการเลือกไฟล์ที่ต้องการ เมื่อได้ไฟล์เรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม “นำเข้าไฟล์”
-จบขั้นตอนวิธีการนำเข้าเอกสารบันทึกรายการจ่าย-
