ผู้ประกอบการ SMEs นิยมจ้างสำนักงานบัญชีเพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในการทำบัญชีเองหรือจ้างพนักงานบัญชี และถึงแม้กิจการจะสามารถจัดทำเอกสารทางธุรกิจเองได้ ไม่ว่าจะเป็น ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น แต่ในการปิดบัญชี การตรวจสอบความถูกต้องทางบัญชีและภาษี ยังจำเป็นต้องมีนักบัญชีลงนามรับรองงบการเงินและรายงานภาษีประจำปีตามกฎหมาย การจ้างสำนักงานบัญชีจึงมีความสำคัญสำหรับกิจการ
การเลือกใช้สำนักงานบัญชีที่มีประสิทธิภาพ เป็นสิ่งที่เจ้าของกิจการควรให้ความสำคัญ เพื่อมิให้เกิดความเสียหายในการนำส่งงบการเงินและแบบแสดงรายการทางภาษี รวมทั้งคุ้มค่ากับค่าทำบัญชีที่จ่าย
หน้าที่ของสำนักงานบัญชี
1. การยื่นแบบภาษีประจำเดือน ได้แก่ การยื่นแบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย, ภาษีมูลค่าเพิ่ม
2. การยื่นแบบประจำปี ได้แก่ การยื่นแบบภาษีนิติบุคคลกลางปีและสิ้นปี การนำส่งงบการเงิน การยื่นแบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายประจำปีสำหรับเงินเดือนพนักงาน
3. การปิดบัญชี ได้แก่ การจัดทำสมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันซื้อขายและรับจ่ายเงิน สมุดบัญชีแยกประเภท งบทดลอง งบการเงิน รวมทั้งการให้คำปรึกษาแนะนำในเรื่องบัญชีและภาษี
ประโยชน์ของการใช้สำนักงานบัญชี
1. ช่วยให้ตัวเลขงบการเงินของบริษัทมีความถูกต้องน่าเชื่อถือจากการตรวจสอบตัวเลขรายการซื้อขาย รับจ่ายของสำนักงานบัญชี และยังช่วยลดความเสี่ยงต่อการเกิดทุจริตในองค์กร
2. ช่วยลดภาระและความยุ่งยากของเจ้าของกิจการและประหยัดเวลาในการทำบัญชีด้วยตนเอง โดยเฉพาะผู้ประกอบการ SMEs หรือผู้ประกอบการที่เพิ่งเริ่มต้นธุรกิจ สามารถใช้เวลาไปกับการบริหารจัดการ การวางแผน การเพิ่มยอดขาย ได้มากขึ้น
3. มีการอัปเดตกฎหมายทางบัญชีและภาษีอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงการเลือกใช้โปรแกรมทางบัญชีที่เหมาะสมกับลักษณะของธุรกิจ และสามารถติดต่อประสานงานและให้ข้อมูลทางบัญชีและภาษีกับหน่วยงานภาครัฐ ได้แก่ กระทรวงพาณิชย์หรือกรมสรรพากรแทนผู้ประกอบการได้
4. ช่วยลดค่าใช้จ่ายของกิจการประเภทเงินเดือนและสวัสดิการต่างๆ ในการจ้างนักบัญชีในบริษัท โดยผู้ประกอบการสามารถว่าจ้างสำนักงานบัญชีด้วยต้นทุนที่ต่ำกว่า ในการจัดทำบัญชี การจัดทำงบการเงิน การยื่นแบบเสียภาษีรายเดือนและรายปี นอกจากนี้ยังลดต้นทุนในการจัดซื้อโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปและค่าใช้จ่ายในการอัปเกรดโปรแกรมด้วย
5. สำนักงานบัญชีไม่เพียงแค่จัดทำบัญชีให้อย่างเดียวเท่านั้น ยังให้บริการให้คำปรึกษาและแนะนำในการจัดการเรื่องบัญชีและภาษีของบริษัท ซึ่งลดความเสี่ยงในการมีประเด็นทางภาษีและการเสียค่าปรับทางบัญชีและภาษี นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ต่อผู้ประกอบการในการวางแผนแก้ปัญหาและพัฒนาธุรกิจต่อไป
วิธีการตรวจสอบความน่าเชื่อถือในการเลือกสำนักงานบัญชี
ในการเลือกสำนักงานบัญชีสำหรับกิจการที่เพิ่งเริ่มต้น หรือกิจการที่ต้องการหาสำนักงานบัญชีที่น่าเชื่อถือ สามารถทำได้ดังนี้
1. การขอคำแนะนำจากคนรู้จักหรือผู้ที่เคยใช้งานจริง
เป็นการสอบถามจากคนรู้จัก เพื่อน ญาติพี่น้อง ที่ทำธุรกิจส่วนตัวซึ่งใช้บริการสำนักงานบัญชี หรือเรียกว่าวิธี Refer โดยสอบถามวิธีการทำงานของสำนักงานบัญชี ประสิทธิภาพในการทำงาน ผลงานเป็นอย่างไร เมื่อได้รับคำแนะนำจากคนรู้จักแล้ว อาจทำการติดต่อสอบถามสำนักงานบัญชีดังกล่าวเพิ่มเติมก่อนการตัดสินใจว่าจ้าง
2. การติดต่อสอบถามจากสำนักงานบัญชี
ในกรณีที่ไม่มีคนรู้จักแนะนำ กิจการสามารถค้นหาสำนักงานบัญชีจากการ search ในอินเทอร์เน็ต และทำการติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม นำข้อมูลมาเปรียบเทียบกันอย่างน้อย 4-5 ราย เช่น เรื่องของประสบการณ์ในการทำงานของสำนักงาน มีใบประกอบวิชาชีพหรือไม่ มีบริการอะไรบ้าง ค่าบริการทำบัญชีเป็นเท่าไร เป็นต้น
3 เรื่องในการเลือกสำนักงานบัญชี ที่เจ้าของกิจการต้องระวัง
1. การพิจารณาคุณสมบัติของสำนักงานบัญชี
ในการเลือกสำนักงานบัญชี ผู้ประกอบการควรพิจารณาคุณสมบัติของสำนักงานบัญชี ดังต่อไปนี้
1 .1 สำนักงานบัญชีต้องมีคุณสมบัติครบถ้วนตามกฎหมาย
สำนักงานบัญชีสามารถจัดตั้งในรูปแบบบุคคลธรรมดา ห้างหุ้นส่วนหรือบริษัทก็ได้ แต่สิ่งที่จำเป็นก็คือสำนักงานบัญชีจำเป็นต้องมีผู้ทำบัญชี ซึ่งเป็นผู้ลงนามนำส่งงบการเงินประจำปีต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยผู้ทำบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติที่สำคัญดังต่อไปนี้
- สำหรับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนหรือบริษัทจำกัดที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาท สินทรัพย์รวมรวมไม่เกิน 30 ล้านบาท และรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท ผู้ทำบัญชีต้องจบการศึกษาวุฒิอนุปริญญาหรือประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง (ปวส.) ทางการบัญชีหรือเทียบเท่า จากสถาบัน การศึกษาซึ่งคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (ก.พ.) หรือกระทรวงศึกษาธิการรับรอง หรือ ปริญญาตรีทางการบัญชีหรือเทียบเท่าขึ้นไป หรือได้รับประกาศนียบัตรหรือวุฒิอื่นเทียบเท่า ปริญญาตรีสาขาวิชาการบัญชีที่สภาวิชาชีพบัญชีฯ รับรอง โดยผู้ทำบัญชีต้องเป็นสมาชิกของสภาวิชาชีพบัญชีฯหรือขึ้นทะเบียนไว้กับสภาวิชาชีพบัญชีฯ ตามพระราชบัญญัติวิชาชีพบัญชี พ.ศ. 2547
โดยปกติสำนักงานบัญชีจะมีบริการจัดหาผู้สอบบัญชีในการตรวจสอบและรับรองงบการเงินของกิจการ
กิจการสามารถตรวจสอบสถานะของผู้สอบบัญชีได้ที่ :ตรวจสอบสถานะผู้สอบบัญชี :: สภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ Federation of Accounting Professions (tfac.or.th)
1.2 ประสบการณ์ของสำนักงานบัญชี
ในการพิจารณาคุณสมบัติของสำนักงานบัญชี ควรพิจารณาประสบการณ์ของสำนักงานบัญชีว่าเคยให้บริการแก่ธุรกิจประเภทใดบ้าง เช่น ธุรกิจบริการ ธุรกิจซื้อมาขายไป ธุรกิจผลิต เป็นต้น และพิจารณาความเชี่ยวชาญของสำนักงานบัญชีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของกิจการ อย่างกรณีกิจการที่มีลักษณะเฉพาะเช่น ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ ธุรกิจที่ได้รับการส่งเสริม BOI ธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง เป็นต้น เพราะการบันทึกบัญชีจะมีความซับซ้อนกว่าธุรกิจทั่วไป ถ้านักบัญชีในสำนักงานบัญชีไม่มีประสบการณ์ตรงในธุรกิจที่มีลักษณะเฉพาะดังกล่าวจะมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดทางด้านบัญชีและภาษีสูง
1.3 ระบบการทำงาน
ในการเลือกสำนักงานบัญชี เจ้าของกิจการควรพิจารณาระบบการทำงานของสำนักงานบัญชีว่ามีประสิทธิภาพหรือไม่ เช่น มีเอกสารใดบ้างที่ต้องส่ง กำหนดการส่งเอกสารเมื่อไร และที่สำคัญควรสอบถามกำหนดการยื่นแบบภาษีและการนำส่งงบการเงินประจำปี เพื่อจะได้ลดความเสี่ยงในการ เสียค่าปรับ เบี้ยปรับ เงินเพิ่ม รวมทั้งควรสอบถามรายงานที่กิจการจะได้รับในแต่ละเดือน หรือแต่ละปี เช่น งบกำไรขาดทุนรายเดือน งบการเงินประจำปี เป็นต้น นอกจากนี้กิจการอาจพิจารณาถึงจำนวนพนักงานของสำนักงานบัญชี รวมทั้งจำนวนลูกค้าที่สำนักงานบัญชีให้บริการ ก็จะช่วยให้กิจการทราบถึงประสิทธิภาพในการทำงานของสำนักงานบัญชีก่อนการตัดสินใจเลือกใช้บริการ
1.4 จริยธรรมของสำนักงานบัญชี
จริยธรรมในที่นี้หมายถึงความซื่อสัตย์ของสำนักงานบัญชี ที่จริงแล้วดูเหมือนจะเป็นเรื่องยากในการประเมินคุณสมบัติข้อนี้ของสำนักงานบัญชี ผู้ประกอบการอาจจะเคยได้ยินว่ามีลูกค้าของสำนักงานบัญชีบางรายโดนสำนักงานบัญชีโกงเงินค่าภาษี เมื่อโอนเงินค่าภาษีให้สำนักงานบัญชีไปแล้ว แต่สำนักงานบัญชีไม่นำไปจ่ายกรมสรรพากร ในการพิจารณาความซื่อสัตย์ของสำนักงานบัญชี ให้ดูว่าสำนักงานบัญชีมีที่ตั้งเป็นหลักแหล่งหรือไม่ อย่าหลงเชื่อเว็บไซต์ที่สวยงาม โดยในการเซ็นตกลงราคาควรนัดเซ็นที่สำนักงานบัญชี หรือในระหว่างการใช้บริการอาจสุ่มขอดูใบเสร็จค่าภาษีหรือใช้วิธีให้สำนักงานบัญชีส่งเอกสาร pay slip มาให้ผู้ประกอบการนำไปชำระภาษีเอง
2. บริการของสำนักงานบัญชีและราคาค่าบริการทำบัญชี
โดยทั่วไปสำนักงานบัญชีจะให้บริการในการทำบัญชี ปิดงบ จัดทำงบการเงินประจำปี การยื่นประกันสังคมและยื่นแบบภาษีเป็นหลัก แต่ถ้าสำนักงานบัญชีมีบริการที่ครบวงจรหรือมีสำนักงานที่เป็นพันธมิตร ได้แก่ บริการจดทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เช่น การเพิ่มทุน การลดทุน การเปลี่ยนแปลงกรรมการ การเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ของบริษัท เป็นต้น การวางระบบบัญชี การวางแผนภาษี การจัดทำเงินเดือน การจัดทำรายงานสินค้าคงเหลือ ก็จะเป็นการสะดวกสำหรับเจ้าของกิจการ ที่ไม่ต้องจัดหาสำนักงานบัญชีหลายแห่ง
สำหรับค่าบริการทำบัญชี ผู้ประกอบการควรพิจารณาราคาที่เหมาะสมกับบริการที่ได้รับ ปัจจุบันมีสำนักงานทางบัญชีที่ให้บริการเป็นจำนวนมากและมีการแข่งขันกันทางด้านราคาค่าบริการ ผู้ประกอบการไม่ควรเลือกสำนักงานบัญชีที่คิดราคาค่าบริการที่ถูกเพียงอย่างเดียว แต่ควรพิจารณาเลือกสำนักงานบัญชีที่คิดราคาค่าบริการที่เหมาะสมและพิจารณาที่คุณภาพของงานที่ให้บริการเป็นหลัก ในการตกลงค่าบริการทำบัญชีกับสำนักงานบัญชี กิจการควรสอบถามให้ชัดเจนว่า ค่าบริการทำบัญชีรวมบริการอะไรบ้าง อย่างในกรณีที่กิจการถูกกรมสรรพากรเรียกตรวจสอบภาษี ได้รวมค่าที่ปรึกษาและการที่สำนักงานบัญชีเป็นตัวแทนเข้าพบเจ้าหน้าที่กรมสรรพากรหรือยัง ในกรณีที่ยังไม่รวม สำนักงานบัญชีจะคิดอัตราค่าบริการอย่างไร ถ้ากรณีดังกล่าวเกิดจากความผิดพลาดของสำนักงานบัญชี ทางสำนักงานบัญชีจะร่วมรับผิดชอบกับกิจการหรือไม่ จึงควรมีการตกลงในเรื่องดังกล่าวให้ชัดเจน และที่สำคัญ ผู้ประกอบการควรมีการตกลงราคาค่าบริการและบริการที่จะได้รับกับสำนักงานบัญชีเป็นลายลักษณ์อักษร โดยให้สำนักงานบัญชีจัดทำข้อเสนอราคาและมีการลงนามทั้งสองฝ่าย
3 . โปรแกรมบัญชีที่สำนักงานบัญชีใช้
ในการเลือกใช้บริการสำนักงานบัญชี สิ่งหนึ่งที่ผู้ประกอบการควรคำนึงถึง คือ โปรแกรมบัญชีที่สำนักงานบัญชีใช้ ควรเป็นโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับธุรกิจของกิจการ มีฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์ทั้งผู้ประกอบการและสำนักงานบัญชี การใช้โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับกิจการจะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น การมองหาสำนักงานบัญชีที่ใช้โปรแกรมบัญชีดังกล่าวได้จะช่วยให้ไม่เกิดความผิดพลาดในการจัดทำบัญชีและภาษี
ปัจจุบันการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยให้การทำบัญชีสะดวกรวดเร็ว ช่วยลดขั้นตอนการทำงานตอบโจทย์ทั้งผู้ประกอบการและสำนักงานบัญชีอย่างโปรแกรมPEAK มีฟีเจอร์สำหรับผู้ประกอบการดังนี้
– ช่วยจัดการงานบัญชีครบวงจรทั้งโปรแกรมบัญชีและบริการบัญชี/ยื่นภาษีในที่เดียว
– มีรายงานแบบเรียลไทม์ที่สรุปผลประกอบการข้อมูลการขาย รายงานสินค้า รายงานลูกหนี้/เจ้าหนี้ค้างชำระ และรายงานการเก็บเงินช่วยผู้ประกอบการในการวางแผนและตัดสินใจ
– การออกเอกสารการค้าทางออนไลน์ ได้แก่ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย ได้สะดวก ถูกต้องและรวดเร็วแบบมืออาชีพ
– ช่วยกิจการจัดทำเอกสารยื่นแบบส่งกรมสรรพากรได้อย่างถูกต้อง
ส่วนฟีเจอร์สำหรับสำนักงานบัญชี ได้แก่
– การบันทึกบัญชีอัตโนมัติทั้งสมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท ออกงบทดลองและจัดทำงบการเงิน
– ช่วยจัดเตรียมรายงานภาษี ทั้งรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย (สำหรับจัดทำ ภ.พ.30) รายงานภาษี หัก ณ ที่จ่าย สำหรับจัดทำ ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53
– สามารถแนบภาพไฟล์เอกสารออนไลน์เก็บไว้ในการบันทึกบัญชี ใช้ตรวจสอบภายหลังได้ ลดการส่งเอกสารฉบับจริง
– สามารถดึงข้อมูลคู่ค้าจากเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรโดยอัตโนมัติ
– ช่วยการกระทบยอด Statement บัญชีธนาคารโดยอัตโนมัติ
นอกจากนี้PEAK ยังมีฟีเจอร์ที่รองรับซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่เป็นพันธมิตร โดยมีการเชื่อมต่อกับโปรแกรมพันธมิตรในกลุ่มต่างๆ เพื่อช่วยให้การบันทึกบัญชีหรือการตรวจสอบข้อมูลเป็นอัตโนมัติมากที่สุด อย่างกลุ่มธุรกิจ e-Commerce โปรแกรม PEAK มีการพัฒนาเชื่อมต่อกับ ZORT ผู้ให้บริการระบบบริหารและจัดการออเดอร์และสต็อกสินค้าแบบครบวงจร รองรับทั้งระบบ e-Commerce, Social Media และหน้าร้าน โดย PEAK จะช่วยให้การบันทึกบัญชีและการตรวจสอบข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทำให้ลดขั้นตอนการทำงาน ข้อมูลมีความถูกต้อง
โปรแกรม PEAK ยังช่วยออก e-Tax Invoice by email ตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนดทันที พร้อมประทับเวลารับรอง (Time Stamp) เพื่อเพิ่มความสะดวกให้แก่ผู้ใช้งานในการส่งเอกสารให้กรมสรรพากรได้โดยไม่ต้องแปลงไฟล์ หรือใช้งานผ่านโปรแกรมใดเพิ่มเติม
การเลือกใช้สำนักงานบัญชีที่ทำบัญชีโดยการโปรแกรมบัญชีออนไลน์ดังกล่าว นอกจากจะช่วยให้การจัดการบัญชีมีความสะดวกรวดเร็ว ยังช่วยให้กิจการประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ่ายซื้อซอฟต์แวร์และประหยัดค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์ไอที และโปรแกรมยังมีระบบสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันระบบล่ม การติดไวรัสหรือข้อมูลสูญหาย รวมทั้งการป้องกันการแก้ไขข้อมูลจากผู้ใช้งานที่ไม่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าใช้งานด้วย
จากที่กล่าวมา 3 แนวทางในการพิจารณาก่อนการตัดสินใจเลือกใช้บริการสำนักงานบัญชี จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ประกอบการ เพื่อให้ได้รับบริการที่ครบถ้วน เหมาะสม คุ้มค่ากับราคาค่าบริการที่จ่าย ได้รับบริการจากสำนักงานบัญชีที่มีคุณสมบัติครบถ้วน ทั้งทางกฎหมาย มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญที่ตรงกับธุรกิจ มีระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพ รวมทั้งการใช้โปรแกรมบัญชีที่ทันสมัยและเหมาะสมกับลักษณะของธุรกิจ ซึ่งจะทำให้การจัดทำบัญชีและภาษีมีความถูกต้อง ช่วยลดความผิดพลาด ลดประเด็นปัญหาทางบัญชีและภาษี กิจการไม่เสี่ยงต่อการเสียค่าปรับ เบี้ยปรับ เงินเพิ่ม ที่สำคัญคือผู้ประกอบการสามารถเรียกดูข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้ทุกที่ทุกเวลา ข้อมูลมีความถูกต้องนำไปใช้ในการวิเคราะห์ตัดสินใจเพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์กรและนำไปสู่การเติบโตในอนาคต
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ มีสำนักงานบัญชีพันธมิตรทั่วประเทศ พร้อมช่วยแนะนำสำนักงานบัญชีที่ใกล้และมีความเชี่ยวชาญในธุรกิจของคุณ ช่วยผู้ประกอบการพัฒนาธุรกิจไปสู่การเติบโตที่ยั่งยืน
ให้ธุรกิจก้าวไปสู่ความสำเร็จกับโปรแกรมบัญชี PEAK peakaccount.com
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! ครบทุกฟีเจอร์ นาน 30 วัน!
อ้างอิง:
เลือกสำนักงานบัญชีอย่างไรให้เหมาะสมกับธุรกิจคุณ – PEAK Blog (peakaccount.com)
วิธีเลือกสำนักงานบัญชี | Prosoft ERP
5 วิธีตรวจสอบสำนักงานบัญชีที่น่าใช้งาน – โปรแกรมบัญชี SMEMOVE
